Mikor válasszunk felújított nyomtatót?

Különböző munkahelyek, különböző igények

Képzelje el, hogy két régebbi multifunkciós nyomtatója van a cégének, és további kettőt kell hozzáadnia. Az egyik olyan ügyfeleknek nyomtat dokumentumokat, akiknél fontos a jó színvisszaadás, a hatékony szkennelés és a magas rendelkezésre állás. A másik a könyvelésben köt ki, és idejének nagy részét számlák, szerződések, nyomtatványok és archivált másolatok feldolgozásával tölti.

Egyszerűen vásárolhat két új gépet. Ez azonban nem biztos, hogy a gazdaságilag legésszerűbb megoldás. Mindkét munkahely mást vár el egy nyomtatótól. A fő céges nyomtatóval modernebb szkennelési munkafolyamatot, jobb integrációt használhat a használt rendszerekkel, naprakész biztonsági funkciókat vagy egyszerűbb kezelést. Egy rutin adminisztrációra szolgáló géppel lehet, hogy ezek nagy részére nincs szüksége.

Itt merül fel a harmadik lehetőség az „új” és az „használt” között. Az új eszközt ott fogja telepíteni, ahol annak specifikus tulajdonságait fogja használni. Egy kevésbé igényes munkahelyen egy professzionálisan felújított gép lehet a megoldás.

Egy ilyen vegyes flotta nem lesz automatikusan a legolcsóbb vagy a legjobb. De arra kényszerít, hogy feltegyél magadnak egy hasznosabb kérdést. Nem azt, hogy „milyen új nyomtatót vásároljunk?”, hanem azt, hogy „mit kell kezelnie ennek a konkrét munkahelynek?”

Mit jelent a „felújított”?

Amikor elkezdünk felújított eszközökre vonatkozó ajánlatokat nézegetni, az első problémába ütközünk: a nómenklatúrába.

A „ felújított ” , „felújított” vagy „felújított” kifejezéseket nem mindenhol ugyanúgy használják, így a listában szereplő szó önmagában nem árulja el, hogy mi történt valójában a készülékkel, mielőtt továbbértékesítették.

Egy használt gép lehet egy korábbi tulajdonostól származó gép, amelyet az eladó egyszerűen átvizsgált, megtisztított és továbbadott. Egy alaposabb felújítás során a gépet szétszerelik, megtisztítják és átvizsgálják, szükség esetén új, kopott alkatrészekkel cserélik ki, majd funkcionálisan tesztelik. Ennek a folyamatnak a mértéke azonban gyártónként, felújítónként, modellenként és piaconként változhat.

Ezért ebben a cikkben a professzionálisan felújított eszközt olyan eszközként definiáljuk, amelyen igazolható ellenőrzési és helyreállítási folyamatot végeztek. Ez magában foglalja a funkcionális tesztelést, a világosan meghatározott jótállási vagy szervizfeltételeket, valamint az eszköz folyamatos működése során az eszköz támogatását biztosító személyre vonatkozó információkat.

Belső tárhellyel rendelkező eszközök esetében az egyik fontos kérdés az, hogyan lehet törölni az előző felhasználó adatait.

Tehát a választás során nem érdemes a „felújított” címkénél maradni. Kérdezd meg, hogy mit tartalmazott konkrétan a felújítás, mely alkatrészeket ellenőrizték vagy cserélték ki, milyen feltételeket kapsz meghibásodás esetén, és ki szervizeli a készüléket.

Egy alapvető tisztítás után tisztázatlan eredetű gép és egy dokumentált folyamattal és szervizháttérrel rendelkező, szakszerűen felújított eszköz két teljesen különböző kockázatot jelent, még akkor is, ha az eladó hasonló szóval címkézheti őket.

Mesterséges intelligencia segítségével létrehozott szemléltető kép.

Amikor új és felújított eszközöket kombinál

Egyetlen vállalaton belül az új és a felújított nyomtatók egymás mellett is működhetnek. Az újabb eszközt ott fogja telepíteni, ahol élvezni fogja annak funkcióit, hosszabb támogatási időszakait vagy a működés nagyobb kiszámíthatóságát. Egy felújított multifunkciós nyomtató kevésbé igényes munkahelyeken is jól jöhet, ahol főként a gyakori dokumentumok megbízható nyomtatására, másolására és szkennelésére van szükség. Egy ilyen kombináció azonban csak akkor van értelme, ha a megtakarításokat nem veszik el a bonyolultabb működés miatt.

Ha nagyszámú márkát, generációt, illesztőprogramot és kezelési módszert kezdünk el keverni, akkor a megtakarítás egy részét bonyolultabb támogatásra költhetjük. Egy sokszínű környezetet nehezebb kezelni, frissíteni és karbantartani egyetlen biztonsági szabályzat alatt.

Ha van választási lehetőséged, kombináld az új és a felújított gépeket, hogy ne növeld feleslegesen a vállalatod által támogatott platformok számát.

A vételár csak a kezdet

Egy felújított gép beszerzése lényegesen olcsóbb lehet, mint egy hasonló új modellé. Ez nem jelenti azt, hogy az elkövetkező években is kevesebbe fog kerülni. Érdemes megvizsgálni a TCO-t, vagyis a teljes birtoklási költséget (TCO).

Nem kell ehhez bonyolult pénzügyi modellt felépíteni. Adja hozzá a toner és egyéb fogyóeszközök, a szerviz, a fogyóeszközök és az energia költségét a vételárhoz. Ha egy fontos folyamat a nyomtatótól függ, az esetleges állásidő költsége is beleszámít az egyenletbe.

Lízinggel, felügyelt nyomtatási szolgáltatással vagy más szerződéses modellel vásárolt berendezések esetében a szolgáltatás teljes költsége, a benne foglalt szolgáltatás, a meghibásodás esetén a válaszidő és a kellékanyagok szállítási feltételei fontosabbak lehetnek, mint önmagában a vételár.

Egy új gép kezdeti befektetése általában magasabb, de az első néhány év üzemeltetése kiszámíthatóbb lehet. Lehet, hogy kezdetben kevesebbet fizet egy felújított gépért, de a korábbi előzményei, a felújítás minősége és a szervizelési körülmények nagyobb szerepet játszanak.

A vételár jelentős különbsége gyorsan csökkenhet, ha a berendezés gyakori szerelői beavatkozást vagy drága alkatrészeket igényel. Azonban nincs ok arra, hogy automatikusan magas szervizköltségeket feltételezzünk csak azért, mert a gép már befejezte első életciklusát.

Tehát amikor felújított terméket vásárol, nem csak olcsóbb hardvert vásárol. Az ár, a fennmaradó élettartam, a támogatás és a kockázat kombinációját is figyelembe veszi.

Egy oldalszámláló önmagában nem elég

Használt autók esetében természetesen a megtett kilométerek számát nézzük. Irodai nyomtatóknál a kinyomtatott oldalak száma hasonló jelzőszerepet tölt be. De a számláló önmagában nem elég.

Százezer oldal egy kisebb irodai eszköz élettartamának jelentős részét teheti ki, míg egy robusztusabb, jelentősen nagyobb mennyiségre tervezett gép esetében ez viszonylag alacsony használatot jelent. Kontextus nélkül a szám nem árulja el, hogy az eszközt keveset vagy sokat használják-e.

Fontos szempont a gép kora, előzményei, az alkatrészek állapota, a korábbi üzemeltetési mód, valamint az, hogy mely alkatrészeket ellenőrizték vagy cserélték ki a restaurálás során.

Ezért nincs sok értelme egy olyan univerzális szabályt keresni, mint például: „felújított nyomtatót csak bizonyos számú oldalig vásároljunk”. Sokkal hasznosabb tudni, hogy az eszköz milyen tervezési osztályba tartozik, és milyen állapotban lép be a következő életciklusába.

Egy jól dokumentált felújítással nem csak meglévő hardvert vásárolsz meg. Nagyobb fokú bizonyosságot is kapsz az állapotáról.

Mesterséges intelligencia segítségével létrehozott szemléltető kép.

A mechanikai tartósság nem minden

Egy régebbi multifunkciós eszközzel először egy egyszerű kérdést tehet fel magának: működik? Ma már ez nem elég.

Egy modern nyomtató nem csupán egy olyan szerkezet, amely tonert visz fel a papírra. Ez egy olyan eszköz, amely egy vállalati hálózathoz csatlakozik.

Rendelkezik firmware-rel, adminisztrációs felülettel, hálózati protokollokkal, felhasználói fiókokkal, hitelesítéssel és gyakran belső tárhellyel is. Kommunikál számítógépekkel, címtárszolgáltatásokkal, e-mailekkel, felhőszolgáltatásokkal és dokumentumkezelő rendszerekkel.

Mechanikailag még évekig tartó működés állhat előtte, míg informatikai szempontból már kezd problémává válni.

Például előfordulhat, hogy a gyártó nem biztosít ugyanolyan szintű frissítéseket egy régebbi modellhez, mint a jelenlegi eszközökhöz. Az új operációs rendszerekkel, hitelesítési módszerekkel, nyomtatási szabványokkal vagy központi felügyelettel való kompatibilitás egyre nehezebbé válhat.

Maguk a számítógépes platformok, valamint a nyomtatókkal és illesztőprogramokkal való együttműködésük is változik. Egy régebbi modell nem biztos, hogy egyik napról a másikra abbahagyja a nyomtatást, de egy olyan eszköz esetében, amelyet a következő néhány évben használni szeretne, nem elég csak ma ellenőrizni a működését.

Felújításkor ezért azt is tudnia kell, hogy az eszköz a tervezett időszakban ésszerűen használható lesz-e az Ön informatikai környezetében.

Bizonyos esetekben a szoftver- és biztonsági támogatás hosszabb távú megvalósítása lehet az oka annak, hogy egy új gépet válasszunk egy mechanikailag hibátlan, felújított gép helyett.

Egy felújított nyomtató anyagot takarít meg, de mi a helyzet az energiával?

Az újragyártás környezeti előnyei leginkább magán a hardveren mutatkoznak meg. Egy új multifunkcionális eszköz előállításához alapanyagokat kell beszerezni, műanyagokat, fémeket és elektronikus alkatrészeket kell gyártani, az eszközt össze kell szerelni és szállítani. A professzionális újragyártás során a már létrehozott érték egy része forgalomban marad, ahelyett, hogy a teljes működő gépet egy újra cserélnénk.

Az alkatrészek újrafelhasználásának mértéke azonban jelentősen eltérhet az eszközök és az újragyártási folyamatok között, ezért a gyártó vagy az újragyártó által megadott információkat mindig az adott programra és modellre kell alkalmazni, nem pedig általánosságban az újragyártott nyomtatókra.

A szénlábnyom-adatokat hasonlóképpen kell értelmezni. Az eszköz megújítása és forgalmazása során jelentkező alacsonyabb környezeti hatás nem jelent automatikusan kisebb lábnyomot a teljes életciklus alatt. A vállalatnál történő telepítés után a fogyasztás is meghatározóvá válik.

Egy újabb eszköz kevesebb áramot fogyaszthat, gyorsabban energiatakarékos üzemmódba kapcsolhat, vagy hatékonyabban működhet egy adott terhelés alatt. Egy régebbi gép azonban nem feltétlenül energiahátrányos. Ez a modelltől, a beállításoktól, a használati módtól és a nyomtatási intenzitástól függ.

Alacsony nyomtatási mennyiségek esetén a már legyártott hardverek élettartamának meghosszabbítása lehet fontosabb. Nagy mennyiségek esetén az energiahatékonyságbeli különbség jelentősebbé válhat.

Konkrét modelladatok nélkül nincs értelme egy felújított vagy új gépet univerzálisan környezetbarátabb opciónak nyilvánítani. A felújítás előnye elsősorban az, hogy meghosszabbítja a már legyártott hardverek élettartamát.

Mit kell ellenőrizni vásárlás előtt

Mielőtt döntést hozna egy felújított nyomtatóról, legalább a következőket kell tudnia:

• a készülék pontos modellje és hozzávetőleges kora
• Számláló állapota a géptervezési osztály kontextusában
• az elvégzett ellenőrzés és helyreállítás mértéke
• információk a kicserélt vagy ellenőrzött kopóalkatrészekről
• jótállási vagy szervizfeltételek
• fogyóeszközök és alkatrészek elérhetősége
• firmware naprakészsége és további szoftvertámogatás lehetősége
• Hogyan törölhetem a korábbi felhasználói adatokat, ha az eszközön van belső tárhely?
• kompatibilitás az operációs rendszerekkel, hitelesítéssel és kezelési módszerekkel
• a tényleges nyomtatási mennyiséghez tartozó becsült üzemeltetési költségek

Ha az eladó nem tud válaszolni az eszköz állapotával, eredetével és szervizelésével kapcsolatos alapvető kérdésekre, az alacsony ár önmagában nem elegendő érv a megvásárlására.

Új, ahol kihasználhatod az előnyeit

Döntéshozatalkor ne egy nyomtatókatalógussal kezdj. Először is oszd meg a munkaállomásaidat aszerint, hogy mire van valójában szükséged tőlük.

Hol fontos a magas rendelkezésre állás? Hol fogják használni a jelenlegi biztonsági funkciókat, a modern munkafolyamatokat vagy a kiváló minőségű színes nyomatokat? Hol számítanak hosszú távú folyamatos működésre? És hol van szükségük a gyakori dokumentumok megbízható nyomtatására, másolására és szkennelésére?

Csak ezután van értelme konkrét hardverrel foglalkozni.

Egy professzionálisan felújított MFP költséghatékony módja lehet a nyomtatási flotta bővítésének anélkül, hogy minden telephelyen ugyanazt a tőkét kellene lekötni. Ehhez azonban ésszerű fennmaradó élettartamra, megfizethető szervizre, elfogadható üzemeltetési költségekre, valamint szoftveres és biztonsági támogatásra van szükség.

Egy új gép ott van a legértelmesebb, ahol valóban használni fogod az újabb képességeit, vagy ahol a működés nagyobb kiszámíthatósága megéri a magasabb belépő árat.

A legnagyobb megtakarítás nem feltétlenül egy olcsóbb nyomtató megtalálásából származik, hanem abból, hogy egyszerűen nem vásárolunk ugyanolyan típusú eszközt azokon a helyeken, ahol nincs rá szükség.

Szerkesztői megjegyzés: A nyitó illusztráció mesterséges intelligencia segítségével készült.