Nyomtatás a vállalatnál: az irodai dokumentumok rejtett költségei

Megemelkedtek a nyomtatási költségek a vállalatnál annak ellenére, hogy a papír- és tonerfelhasználás érdemben nem nőtt? A tipikus forgatókönyv mindig ugyanúgy néz ki. Szinte mindig a tonerek árával kezdik, vagy új szállítót keresnek. Első ránézésre ez logikusnak tűnik. Csakhogy ezzel csak a látható részt kezelik. A nyomtatás ma már nem technológiai probléma. Magatartási probléma. És az adatok és alapszabályok nélkül nem változik meg.

A nyomtatás már nem az egyetlen módja a dokumentumkezelésnek, a költségek mégis megmaradnak

Még nem is olyan régen a nyomtatás a munka természetes velejárója volt. A dokumentumot megcsinálták, kinyomtatták. Ma az ügyek nagy része digitálissá vált, a nyomtatási költségek azonban nem csökkennek ugyanolyan ütemben.

Az ok egyszerű: a technológia változott, a szokások nem.

A vállalatoknál kevesebbet nyomtatnak, de sokszor ellenőrzés nélkül. Az eszközök megmaradtak, a folyamatok viszont csak részben alkalmazkodtak. Ennek eredménye egy paradoxon: a nyomtatott oldalak száma csökken, a költségek viszont stagnálnak vagy emelkednek. A cégek arra összpontosítanak, ami látható, de elkerüli a figyelmüket, hogyan is működik valójában a nyomtatás.

Javasoljuk

Akció

Ajándék

CASHBACK

Epson 103 tintapatron, fekete (black), alternatív

Alternatív tintapatron 70 ml kapacitással az ISO szabványrendszer szerint gyártva, így biztosítva a kompatibilitást a Epson nyomtatókkal.

1 311 Ft 1 180 Ft Áfával 929 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

100+ db

Alternatív

fekete

70 ml

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Epson 103, C13T00S64A, T00S64A, CMYK tintapatron, többszínű, alternatív

Alternatív tintapatron 4 x 70 ml kapacitással az ISO szabványrendszer szerint gyártva, így biztosítva a kompatibilitást a Epson nyomtatókkal.

4 915 Ft 4 420 Ft Áfával 3 480 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

100+ db

Alternatív

többszínű

4 x 70 ml

− +

Kosárba

Akció

Másolópapír, másolás és nyomtatás, A4, 80g

Problémamentes használatra tervezett másolópapír minden fénymásolóban és lézernyomtatóban. osztály: C formátum: A4 Méretek: 210 x 297 mm négyzetmétersúly: 80 g/m² páratartalom: 4,2% vastagság: 98 mikron fehérség: CIE 146 átlátszóság: 93% simaság: 220 ml/perc szín: fehér 500 lapban

2 816 Ft 2 130 Ft Áfával 1 677 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

1000+ db

− +

Kosárba

Irodapapír, A4, 80 g, WINNER, 500 lap

univerzális irodai papír alkalmas fénymásolókhoz, faxokhoz, lézer- és tintasugaras nyomtatókhoz magas fehérség CIE 146 – kiváló teljesítmény használat közben kétoldalas másoláshoz is alkalmas kedvező ár-érték arány megbízhatóság a mindennapokban ökológiai termék EU ökocímke tanúsítvánnyal megkapta a PEFC tanúsítványt, amely megfelel a nemzetközileg elismert fenntartható erdőgazdálkodás követelményeinek

1 980 Ft Áfával 1 559 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

10+ db

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Toner Brother TN2590XL, TN-2590XL, fekete (black), alternatív

Alternatív toner 3000 lap kapacitással. A toner megbízhatóságát a gyártó többéves tapasztalata biztosítja. A toner minősége az eredeti lézertonerek minőségével összehasonlítható.

6 401 Ft 5 760 Ft Áfával 4 535 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

100+ db

Alternatív

fekete

3000 oldal

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Toner HP CE285A (85A), fekete (black), alternatív

Alternatív toner 2000 lap kapacitással. A toner megbízhatóságát a gyártó többéves tapasztalata biztosítja. A toner minősége az eredeti lézertonerek minőségével összehasonlítható.

3 778 Ft 3 400 Ft Áfával 2 677 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

100+ db

Alternatív

fekete

2000 oldal

− +

Kosárba

Akció

Q-Connect másolópapír A4, 80g

Fehér famentes TCF (klórmentes) papír, mindennapi irodai használatra alkalmas lézernyomtatókban, fénymásolókban és fekete-fehér tintasugaras nyomtatókban és faxgépekben. Műszaki paraméterek: fehérség CIE 146 ± 3, átlátszatlanság (opacitás) 90%, érdesség 200 ± 50 ml / perc, Vastagság 106 ± 4 mic. Formátum: A4 Súly: 80 g Fehér szín

2 379 Ft 1 990 Ft Áfával 1 567 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

5+ db

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

HP 305 XXL, 6ZA94AE, kettős csomagolás tintapatron, többszínű, alternatív

Alternatív tintapatron 2 x 18 ml kapacitással az ISO szabványrendszer szerint gyártva, így biztosítva a kompatibilitást a HP nyomtatókkal.

16 383 Ft 14 740 Ft Áfával 11 606 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

10+ db

Alternatív

többszínű

2 x 18 ml

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Toner Xerox 106R02773 (3020, 3025), fekete (black), alternatív

Alternatív toner 1500 lap kapacitással. A toner megbízhatóságát a gyártó többéves tapasztalata biztosítja. A toner minősége az eredeti lézertonerek minőségével összehasonlítható.

8 192 Ft 7 370 Ft Áfával 5 803 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

100+ db

Alternatív

fekete

1500 oldal

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Canon CLI-581 XXL CMYK, PGI-580 XXL, 5-pack tintapatron, többszínű, alternatív

Alternatív tintapatron 27 ml + 4 x 12,5 ml kapacitással az ISO szabványrendszer szerint gyártva, így biztosítva a kompatibilitást a Canon nyomtatókkal.

5 067 Ft 4 560 Ft Áfával 3 591 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

100+ db

Alternatív

többszínű

27 ml + 4 x 12,5 ml

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Toner HP 135A, W1350A, fekete (black), alternatív

Alternatív toner 1100 lap kapacitással. A toner megbízhatóságát a gyártó többéves tapasztalata biztosítja. A toner minősége az eredeti lézertonerek minőségével összehasonlítható.

8 001 Ft 7 200 Ft Áfával 5 669 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

50+ db

Alternatív

fekete

1100 oldal

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Canon PG-540 XL+ CL-541 XL, kettős csomagolás tintapatron, többszínű, alternatív

Alternatív tintapatron 23 ml + 22 ml kapacitással az ISO szabványrendszer szerint gyártva, így biztosítva a kompatibilitást a Canon nyomtatókkal.

20 269 Ft 18 240 Ft Áfával 14 362 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

10+ db

Alternatív

többszínű

23 ml + 22 ml

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Epson 101, C13T03V64A, T03V64A, CMYK tintapatron, többszínű, alternatív

Alternatív tintapatron 130 ml + 3 x 70 ml kapacitással az ISO szabványrendszer szerint gyártva, így biztosítva a kompatibilitást a Epson nyomtatókkal.

6 280 Ft 5 650 Ft Áfával 4 449 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

50+ db

Alternatív

többszínű

130 ml + 3 x 70 ml

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

TonerDepot toner Brother TN2590XL, TN-2590XL, PRÉMIUM, fekete (black)

A TonerDepot tonerkazetta mindig kiváló minőségű nyomtatásokat készít. A kapacitása 3000 oldal. A TonerDepot tonerkazetta minősége az eredeti tonerek nyomtatási minőségével azonos.

8 534 Ft 7 250 Ft Áfával 5 709 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

100+ db

Prémium

fekete

3000 oldal

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Epson 103 tintapatron, sárga (yellow), alternatív

Alternatív tintapatron 70 ml kapacitással az ISO szabványrendszer szerint gyártva, így biztosítva a kompatibilitást a Epson nyomtatókkal.

1 311 Ft 1 180 Ft Áfával 929 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

100+ db

Alternatív

sárga

70 ml

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Toner Brother TN-1030, TN1030 XL, fekete (black), alternatív

Alternatív toner 2000 lap kapacitással. A toner megbízhatóságát a gyártó többéves tapasztalata biztosítja. A toner minősége az eredeti lézertonerek minőségével összehasonlítható.

4 318 Ft 3 890 Ft Áfával 3 063 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

50+ db

Alternatív

fekete

2000 oldal

− +

Kosárba

A vállalatok a probléma rossz részét optimalizálják

A papír és a toner az, amit a cégek először észrevesznek. Ezek könnyen összeszámolható és összehasonlítható tételek. Éppen ezért vonják el a figyelmet a lényegről.

A legtöbb irodában nem ezek teszik ki a költségek legnagyobb részét. A valódi kiadások máshol keletkeznek az eszközök szervizélésében, hálózati kezelésükben, a meghibásodások elhárításában, és főként azoknak az embereknek az idejében, akik naponta nyomtatással foglalkoznak.

Az idő az a tényező, amelyet a leggyakrabban figyelmen kívül hagynak. Napi néhány perc – várakozás a gépnél, ismételt nyomtatás vagy apróbb problémák megoldása, tíz-húsz dolgozónál már valós költséggé válik. 30 fő esetén ez havonta körülbelül 50 óra. Egy munkahét közvetlen haszon nélkül.

A vállalatok a toner árát kezelik, de figyelmen kívül hagyják azt a folyamatot, amely a költségeket termeli.

forrás: canva

A legdrágább nyomtatás az, amelyet nem látnak

Maga a nyomtatás nem drága. Az a drága, ahogyan használják.

Megszokott helyzet a mindennapi gyakorlatban: egy dokumentumot kinyomtatnak egy megbeszélésre, majd módosítják, újra kinyomtatják, és a végén a szemétkosárban köt ki. Egy oldal néhány forintba kerül (néhány fillér), ezért senki sem foglalkozik vele. Összesítve azonban ez napi tíztől száz oldalig terjedhet.

Ugyanez a minta más helyzetekben is visszaköszön. A vállalatoknál általában több eszköz van, mint amennyi szükséges, «biztonsági okokból» nyomtatnak, és hiányoznak az alapszabályok, amelyek kézben tartanák a dolgokat. Ráadásul sokszor senki sem tudja pontosan, ki mennyit és miért nyomtat.

Ezek a veszteségek nem egyszeri jellegűek. Rendszerszerűek, és éppen ezért nehéz őket megfogni.

A legdrágább nyomtatás nem a számlán szereplő. Az, amelyről a vállalatnak fogalma sincs, mert nem méri.

Mi működik valójában (és hol ütközik a valósággal)

Amikor a vállalatok elhatározzák, hogy foglalkoznak a nyomtatással, általában a technológiával kezdik. Lecserélik az eszközöket, vagy olcsóbb szállítót keresnek. Ez logikus lépés, de általában csak a probléma egy részét oldja meg.

Az eszközök számának csökkentése egyszerűsítheti az adminisztrációt és csökkentheti a szervizköltségeket, azonban hamar beleütközik az emberi viselkedésbe. Az alkalmazottak nem akarnak átmenni az egész emeleten, sorok keletkeznek, az érzékeny dokumentumok helyi nyomtatást igényelnek. A szokások megváltozása nélkül a probléma csak áthelyeződik.

Hasonló a helyzet a nyomtatáskezelő rendszerekkel. Ezek legnagyobb előnye nem technikai, hanem magatartási. Abban a pillanatban, amikor a vállalat látja, ki nyomtat, mennyit és milyen költséggel, a viselkedés természetes módon változni kezd. Az emberek kevesebbet nyomtatnak, ha tudják, hogy figyelik.

A digitalizálásban még nagyobb lehetőség rejlik, mert teljesen meg tudja szüntetni a nyomtatás szükségességét. Nem minden érdemes azonban digitalizálni. A jogi dokumentumok, az aláírások vagy a belső folyamatok sokszor hibrid formában maradnak. A teljesen papírmentes iroda megvalósítása ezért a mindennapi üzemeltetés valóságába ütközik.

Környezeti hatás: az optimalizálás mellékterméke

A nyomtatásnak van környezeti vonatkozása is, a legtöbb vállalat azonban elsősorban nem ökológiai okokból foglalkozik vele. Ez inkább mellékhatás.

A hatás a teljes életcikluson végigvonul a papír és a toner gyártásától a logisztikán át az energiafelhasználásig és a hulladékig. A jó hír az, hogy a gazdasági és az ökológiai szempontok itt egymással összhangban vannak. Kevesebb felesleges nyomtatás kisebb költséget és kisebb környezetterhelést is jelent.

A környezeti haszon valós, de ritkán ez az elsődleges ok, amiért a vállalatok optimalizálják a nyomtatást.

Mikor érdemes foglalkozni a kérdéssel

Nem minden vállalatnak van szüksége komplex nyomtatásoptimalizálásra. Kis csapatoknál ez sokszor marginális probléma, amely nem jár számottevő hatással.

A helyzet a vállalat növekedésével változik. Tíznél több alkalmazottnál alapszabályok nélkül már felesleges kiadások keletkeznek. Nagyobb szervezetekben mérés és irányítás hiányában a vállalat szinte biztosan veszít pénzt, csak nem látja közvetlenül.

A leggyakoribb hiba mindig ugyanaz: a vállalat technológiába fektet, mielőtt megértené a saját viselkedését.

Hol érdemes elkezdeni, hogy legyen értelme

Ne vásárlással kezdjék, hanem adatokkal. Az alap az, hogy legyen képük arról, hogyan is használják valójában a nyomtatást a vállalatnál.

Elég néhány kérdésre választ találni:

• hány oldalt nyomtatnak havonta
• ki nyomtat a legtöbbet
• mekkora az egy oldalra jutó költség

Már maga az adatok láthatóvá tétele is sokszor viselkedésváltozáshoz vezet. Erre egyszerű intézkedések építhetők például a kétoldalas nyomtatás alapértelmezetté tétele, a színes nyomtatás korlátozása vagy az eszközök számának csökkentése. Nem nagy befektetésekre van szükség, hanem fegyelemre. És ennek van a legtöbb hatása a gyakorlatban.

Összegzés: a nyomtatás nem költségprobléma

A nyomtatás nem tűnik el az irodákból. Szerepe azonban változik. Az automatikus tevékenységből tudatosan irányított folyamat lesz. Azok a vállalatok, amelyek nem foglalkoznak a nyomtatással, nem papírért fizetnek. Hatékonytalanságért fizetnek. A nyomtatás nem költségprobléma. Magatartási probléma. Mérés és szabályok nélkül nem fog megváltozni.