Nyomtatás a vállalatnál: az irodai dokumentumok rejtett költségei

Megemelkedtek a nyomtatási költségek a vállalatnál annak ellenére, hogy a papír- és tonerfelhasználás érdemben nem nőtt? A tipikus forgatókönyv mindig ugyanúgy néz ki. Szinte mindig a tonerek árával kezdik, vagy új szállítót keresnek. Első ránézésre ez logikusnak tűnik. Csakhogy ezzel csak a látható részt kezelik. A nyomtatás ma már nem technológiai probléma. Magatartási probléma. És az adatok és alapszabályok nélkül nem változik meg.

A nyomtatás már nem az egyetlen módja a dokumentumkezelésnek, a költségek mégis megmaradnak

Még nem is olyan régen a nyomtatás a munka természetes velejárója volt. A dokumentumot megcsinálták, kinyomtatták. Ma az ügyek nagy része digitálissá vált, a nyomtatási költségek azonban nem csökkennek ugyanolyan ütemben.

Az ok egyszerű: a technológia változott, a szokások nem.

A vállalatoknál kevesebbet nyomtatnak, de sokszor ellenőrzés nélkül. Az eszközök megmaradtak, a folyamatok viszont csak részben alkalmazkodtak. Ennek eredménye egy paradoxon: a nyomtatott oldalak száma csökken, a költségek viszont stagnálnak vagy emelkednek. A cégek arra összpontosítanak, ami látható, de elkerüli a figyelmüket, hogyan is működik valójában a nyomtatás.

Javasoljuk

Akció

Ajándék

CASHBACK

Epson 103 tintapatron, fekete (black), alternatív

Alternatív tintapatron 70 ml kapacitással az ISO szabványrendszer szerint gyártva, így biztosítva a kompatibilitást a Epson nyomtatókkal.

1 311 Ft 1 180 Ft Áfával 929 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

10+ db

Alternatív

fekete

70 ml

− +

Kosárba

Akció

Q-CONNECT többcélú másolópapír A4

Univerzális, többcélú másolópapír mindennapi használatra lézernyomtatókban, tintasugaras nyomtatókban és fénymásolókban. Osztály: C Vastagság: 102 mikron ± 2 Fehérség: 146 CIE ± 3 Opacitás: 93% +2/-1 ECF - elemi klórmentes 500 lap Szín: fehér

2 598 Ft 1 910 Ft Áfával 1 504 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

10+ db

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Epson 103, C13T00S64A, T00S64A, CMYK tintapatron, többszínű, alternatív

Alternatív tintapatron 4 x 70 ml kapacitással az ISO szabványrendszer szerint gyártva, így biztosítva a kompatibilitást a Epson nyomtatókkal.

4 915 Ft 4 430 Ft Áfával 3 488 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

10+ db

Alternatív

többszínű

4 x 70 ml

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Toner Brother TN2590XL, TN-2590XL, fekete (black), alternatív

Alternatív toner 3000 lap kapacitással. A toner megbízhatóságát a gyártó többéves tapasztalata biztosítja. A toner minősége az eredeti lézertonerek minőségével összehasonlítható.

6 401 Ft 5 770 Ft Áfával 4 543 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

100+ db

Alternatív

fekete

3000 oldal

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

HP 305 XXL, 6ZA94AE, kettős csomagolás tintapatron, többszínű, alternatív

Alternatív tintapatron 2 x 18 ml kapacitással az ISO szabványrendszer szerint gyártva, így biztosítva a kompatibilitást a HP nyomtatókkal.

16 383 Ft 14 750 Ft Áfával 11 614 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

10+ db

Alternatív

többszínű

2 x 18 ml

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Canon CLI-581 XXL CMYK, PGI-580 XXL, 5-pack tintapatron, többszínű, alternatív

Alternatív tintapatron 27 ml + 4 x 12,5 ml kapacitással az ISO szabványrendszer szerint gyártva, így biztosítva a kompatibilitást a Canon nyomtatókkal.

5 067 Ft 4 570 Ft Áfával 3 598 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

5+ db

Alternatív

többszínű

27 ml + 4 x 12,5 ml

− +

Kosárba

Irodapapír, újrahasznosított, A4, 80 g, VICTORIA PAPÍR "Balance Green", 500 lap

Környezettudatos fogyasztóknak 100%-ban újrahasznosított papírból készült EU EcoLabel tanúsítvánnyal és Blue Angel tanúsítvánnyal Alkalmas fénymásolókhoz, faxokhoz, lézer- és tintasugaras nyomtatókhoz Kétoldalas nyomtatásra alkalmas Megbízható minőség Súly: g/m2 80±3,2 Páratartalom: % 5,1±0,4 Vastagság: µm 102±6,0 CIE fehérség: 55±2,5 Fényesség: % 70±2,5 Opacitás: % >95 Márka: VICTORIA PAPER Gyártó: Corwell Kft Cím: 2120 Dunakeszi, Pallag utca 37. Web: https://victoriaoffice.eu/ Email: [email protected]

2 010 Ft Áfával 1 583 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

10+ db

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Canon PG-540 XL+ CL-541 XL, kettős csomagolás tintapatron, többszínű, alternatív

Alternatív tintapatron 23 ml + 22 ml kapacitással az ISO szabványrendszer szerint gyártva, így biztosítva a kompatibilitást a Canon nyomtatókkal.

20 269 Ft 18 250 Ft Áfával 14 370 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

1+ db

Alternatív

többszínű

23 ml + 22 ml

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Toner HP CE285A (85A), fekete (black), alternatív

Alternatív toner 2000 lap kapacitással. A toner megbízhatóságát a gyártó többéves tapasztalata biztosítja. A toner minősége az eredeti lézertonerek minőségével összehasonlítható.

3 778 Ft 3 410 Ft Áfával 2 685 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

100+ db

Alternatív

fekete

2000 oldal

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Canon PG-545XL + CL-546XL, kettős csomagolás tintapatron, többszínű, alternatív

Alternatív tintapatron 18 ml + 17 ml kapacitással az ISO szabványrendszer szerint gyártva, így biztosítva a kompatibilitást a Canon nyomtatókkal.

15 469 Ft 13 930 Ft Áfával 10 969 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

5+ db

Alternatív

többszínű

18 ml + 17 ml

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Toner HP 142A, W1420A, fekete (black), alternatív

Alternatív toner 950 lap kapacitással. A toner megbízhatóságát a gyártó többéves tapasztalata biztosítja. A toner minősége az eredeti lézertonerek minőségével összehasonlítható.

15 837 Ft 10 800 Ft Áfával 8 504 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

50+ db

Alternatív

fekete

950 oldal

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

TonerDepot toner Brother TN2590XL, TN-2590XL, PRÉMIUM, fekete (black)

A TonerDepot tonerkazetta mindig kiváló minőségű nyomtatásokat készít. A kapacitása 3000 oldal. A TonerDepot tonerkazetta minősége az eredeti tonerek nyomtatási minőségével azonos.

8 534 Ft 7 260 Ft Áfával 5 717 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

100+ db

Prémium

fekete

3000 oldal

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Epson 101, C13T03V64A, T03V64A, CMYK tintapatron, többszínű, alternatív

Alternatív tintapatron 130 ml + 3 x 70 ml kapacitással az ISO szabványrendszer szerint gyártva, így biztosítva a kompatibilitást a Epson nyomtatókkal.

6 280 Ft 5 660 Ft Áfával 4 457 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

10+ db

Alternatív

többszínű

130 ml + 3 x 70 ml

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Toner Canon T12BK, 5098C006, fekete (black), alternatív

Alternatív toner 7400 lap kapacitással. A toner megbízhatóságát a gyártó többéves tapasztalata biztosítja. A toner minősége az eredeti lézertonerek minőségével összehasonlítható.

22 403 Ft 20 170 Ft Áfával 15 882 Ft ÁFA nélkül

Úton

Alternatív

fekete

7400 oldal

− +

Kosárba

Akció

Ajándék

CASHBACK

Canon PGI-580 XXL, 1970C001 tintapatron, fekete (black), alternatív

Alternatív tintapatron 27 ml kapacitással az ISO szabványrendszer szerint gyártva, így biztosítva a kompatibilitást a Canon nyomtatókkal.

1 067 Ft 970 Ft Áfával 764 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

100+ db

Alternatív

fekete

27 ml

− +

Kosárba

Eurobasic másolópapír A4 80g

Irodai papír, amely lézer- és tintasugaras nyomtatókban, valamint fénymásolókban használható. Kiváló eredményeket biztosít kétoldalas másolás és nyomtatás során.

2 140 Ft Áfával 1 685 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

100+ db

− +

Kosárba

A vállalatok a probléma rossz részét optimalizálják

A papír és a toner az, amit a cégek először észrevesznek. Ezek könnyen összeszámolható és összehasonlítható tételek. Éppen ezért vonják el a figyelmet a lényegről.

A legtöbb irodában nem ezek teszik ki a költségek legnagyobb részét. A valódi kiadások máshol keletkeznek az eszközök szervizélésében, hálózati kezelésükben, a meghibásodások elhárításában, és főként azoknak az embereknek az idejében, akik naponta nyomtatással foglalkoznak.

Az idő az a tényező, amelyet a leggyakrabban figyelmen kívül hagynak. Napi néhány perc – várakozás a gépnél, ismételt nyomtatás vagy apróbb problémák megoldása, tíz-húsz dolgozónál már valós költséggé válik. 30 fő esetén ez havonta körülbelül 50 óra. Egy munkahét közvetlen haszon nélkül.

A vállalatok a toner árát kezelik, de figyelmen kívül hagyják azt a folyamatot, amely a költségeket termeli.

forrás: canva

A legdrágább nyomtatás az, amelyet nem látnak

Maga a nyomtatás nem drága. Az a drága, ahogyan használják.

Megszokott helyzet a mindennapi gyakorlatban: egy dokumentumot kinyomtatnak egy megbeszélésre, majd módosítják, újra kinyomtatják, és a végén a szemétkosárban köt ki. Egy oldal néhány forintba kerül (néhány fillér), ezért senki sem foglalkozik vele. Összesítve azonban ez napi tíztől száz oldalig terjedhet.

Ugyanez a minta más helyzetekben is visszaköszön. A vállalatoknál általában több eszköz van, mint amennyi szükséges, «biztonsági okokból» nyomtatnak, és hiányoznak az alapszabályok, amelyek kézben tartanák a dolgokat. Ráadásul sokszor senki sem tudja pontosan, ki mennyit és miért nyomtat.

Ezek a veszteségek nem egyszeri jellegűek. Rendszerszerűek, és éppen ezért nehéz őket megfogni.

A legdrágább nyomtatás nem a számlán szereplő. Az, amelyről a vállalatnak fogalma sincs, mert nem méri.

Mi működik valójában (és hol ütközik a valósággal)

Amikor a vállalatok elhatározzák, hogy foglalkoznak a nyomtatással, általában a technológiával kezdik. Lecserélik az eszközöket, vagy olcsóbb szállítót keresnek. Ez logikus lépés, de általában csak a probléma egy részét oldja meg.

Az eszközök számának csökkentése egyszerűsítheti az adminisztrációt és csökkentheti a szervizköltségeket, azonban hamar beleütközik az emberi viselkedésbe. Az alkalmazottak nem akarnak átmenni az egész emeleten, sorok keletkeznek, az érzékeny dokumentumok helyi nyomtatást igényelnek. A szokások megváltozása nélkül a probléma csak áthelyeződik.

Hasonló a helyzet a nyomtatáskezelő rendszerekkel. Ezek legnagyobb előnye nem technikai, hanem magatartási. Abban a pillanatban, amikor a vállalat látja, ki nyomtat, mennyit és milyen költséggel, a viselkedés természetes módon változni kezd. Az emberek kevesebbet nyomtatnak, ha tudják, hogy figyelik.

A digitalizálásban még nagyobb lehetőség rejlik, mert teljesen meg tudja szüntetni a nyomtatás szükségességét. Nem minden érdemes azonban digitalizálni. A jogi dokumentumok, az aláírások vagy a belső folyamatok sokszor hibrid formában maradnak. A teljesen papírmentes iroda megvalósítása ezért a mindennapi üzemeltetés valóságába ütközik.

Környezeti hatás: az optimalizálás mellékterméke

A nyomtatásnak van környezeti vonatkozása is, a legtöbb vállalat azonban elsősorban nem ökológiai okokból foglalkozik vele. Ez inkább mellékhatás.

A hatás a teljes életcikluson végigvonul a papír és a toner gyártásától a logisztikán át az energiafelhasználásig és a hulladékig. A jó hír az, hogy a gazdasági és az ökológiai szempontok itt egymással összhangban vannak. Kevesebb felesleges nyomtatás kisebb költséget és kisebb környezetterhelést is jelent.

A környezeti haszon valós, de ritkán ez az elsődleges ok, amiért a vállalatok optimalizálják a nyomtatást.

Mikor érdemes foglalkozni a kérdéssel

Nem minden vállalatnak van szüksége komplex nyomtatásoptimalizálásra. Kis csapatoknál ez sokszor marginális probléma, amely nem jár számottevő hatással.

A helyzet a vállalat növekedésével változik. Tíznél több alkalmazottnál alapszabályok nélkül már felesleges kiadások keletkeznek. Nagyobb szervezetekben mérés és irányítás hiányában a vállalat szinte biztosan veszít pénzt, csak nem látja közvetlenül.

A leggyakoribb hiba mindig ugyanaz: a vállalat technológiába fektet, mielőtt megértené a saját viselkedését.

Hol érdemes elkezdeni, hogy legyen értelme

Ne vásárlással kezdjék, hanem adatokkal. Az alap az, hogy legyen képük arról, hogyan is használják valójában a nyomtatást a vállalatnál.

Elég néhány kérdésre választ találni:

• hány oldalt nyomtatnak havonta
• ki nyomtat a legtöbbet
• mekkora az egy oldalra jutó költség

Már maga az adatok láthatóvá tétele is sokszor viselkedésváltozáshoz vezet. Erre egyszerű intézkedések építhetők például a kétoldalas nyomtatás alapértelmezetté tétele, a színes nyomtatás korlátozása vagy az eszközök számának csökkentése. Nem nagy befektetésekre van szükség, hanem fegyelemre. És ennek van a legtöbb hatása a gyakorlatban.

Összegzés: a nyomtatás nem költségprobléma

A nyomtatás nem tűnik el az irodákból. Szerepe azonban változik. Az automatikus tevékenységből tudatosan irányított folyamat lesz. Azok a vállalatok, amelyek nem foglalkoznak a nyomtatással, nem papírért fizetnek. Hatékonytalanságért fizetnek. A nyomtatás nem költségprobléma. Magatartási probléma. Mérés és szabályok nélkül nem fog megváltozni.