Megosztás

Nyomtatás coworking terekben: miért okoz gondot és hogyan egyszerűsíthető

Megosztás

Nyomtatási megoldások coworking terekben

A coworking terek az elmúlt években a munkavégzés megszokott részévé váltak. Freelancerek, startupok, távoli csapatok és hibrid rendszerben működő cégek egyaránt igénybe veszik őket. Az ok egyszerű. Saját irodák kiépítése helyett munkaterületet, internetkapcsolatot, tárgyalókat és egyéb szolgáltatásokat kapnak magas kezdeti beruházás nélkül.

A megosztott munkakörnyezet azonban saját kihívásokat is hoz. Az egyik ilyen terület, amellyel a legtöbben csak akkor kezdenek foglalkozni, amikor valóban szükségük van rá – a nyomtatás.

Első pillantásra teljesen magától értetődőnek tűnik. Megnyitja a dokumentumot, rákattint a nyomtatásra, és várja az eredményt. A valóságban azonban egy egyszerű feladatból kisebb problémák sorozata keletkezhet – az eszköz nem érhető el a hálózaton, hiányoznak a szükséges beállítások, vagy a dokumentum rossz formátumban nyomtatódik ki.

Ha dolgozott már coworking térben, valószínűleg tapasztalt már hasonló helyzetet.

Javasoljuk

Miért bonyolultabb a nyomtatás coworkingban?

Egy átlagos cégnél az alkalmazottaknak gyakran azonos eszközeik és azonos beállításaik vannak, és mindent a belső IT-osztály kezel.

A coworking másképp működik.

A szomszédjában ülhet valaki, aki Windows-os laptopot használ, néhány asztallal odébb valaki MacBookon dolgozik, egy másik pedig kizárólag okostelefonról vagy tabletről végzi munkáját. Minden eszköz kicsit másképp kommunikál a nyomtatókkal, ami teret ad a bonyodalmaknak.

A leggyakoribb helyzetek a következők:

A nyomtató nem elérhető

Néha az eszköz egyszerűen nem látható a hálózaton, vagy a felhasználó nem tud megfelelően csatlakozni. Megosztott terekben a vendég- és belső hálózatok szétválasztása is okozhat bonyodalmakat.

Illesztőprogramok problémái

Nem mindenki szeretne egyetlen kinyomtatandó szerződés miatt további szoftvert telepíteni vagy eszközbeállításokat módosítani.

Fogyóeszköz-hiány

A megosztott nyomtatókat lényegesen intenzívebben használják, mint a kisebb irodák eszközeit. És éppen akkor, amikor valami fontosat szeretne kinyomtatni, elfogyhat a toner vagy a papír.

Helytelen nyomtatási beállítások

Szinte mindenki találkozott már azzal, amikor a dokumentum egyoldalasan nyomtatódott ki kétoldalas helyett, vagy helytelen tájolással. Az eredmény feleslegesen kinyomtatott lapok és az ismételt nyomtatás szükségessége.

Sorok az eszköznél

A nagyobb coworking centereknél előfordulhat az a teljesen hétköznapi probléma is, hogy egyszerre többen szeretnének nyomtatni. Ha csak egy eszköz áll rendelkezésre, késedelmek keletkeznek, amelyek időérzékeny dokumentumok esetén nem elhanyagolhatók.

 

forrás: canva

Nem csak a nyomtatóról van szó

Sok üzemeltető természetesen elsősorban magát az eszközt nézi az árát, sebességét vagy gyártóját.

A gyakorlatban azonban kiderül, hogy a nagyobb problémát nem a hardver, hanem a nyomtatáskezelés módja jelenti.

Néhány felhasználó esetén a helyzet nem feltétlenül bonyolult. Ha azonban a teret több tucat cég és magánszemély veszi igénybe, gyakorlati kérdések merülnek fel:

  • Ki hány oldalt nyomtatott?
  • Hogyan lehet követni a költségeket?
  • Hogyan alakítható ki méltányos elszámolás?

Nem csupán a papírról vagy a tonerről van szó. A költségek jelentős részét a műszaki támogatás, a hibaelhárítás, az eszközszerviz vagy az adminisztráció teheti ki. Több felhasználó esetén ezek a közvetett költségek meghaladhatják magának a nyomtatónak az árát.

Ki fizet valójában a kinyomtatott oldalakért?

Az elszámolás módja jelentősen eltérhet az egyes coworking terek között.

A kisebb terek gyakran beleszámítják az oldalak egy részét a havi tagdíjba. A nagyobb központok az oldalak száma vagy a dokumentumtípus szerint külön számlázhatják a nyomtatást.

A színes nyomtatás sokszorosa lehet a fekete-fehérnek. Ha rendszeresen nyomtat, érdemes a feltételeket még a használat megkezdése előtt tisztázni.

A nagyobb üzemeltetőknél ezért egyre inkább elterjednek az olyan rendszerek, amelyek automatikusan nyomon követik a szolgáltatások igénybevételét és egyszerűsítik a számlázást.

Saját eszközről való nyomtatás válik a szabvánnyá

Ma a legtöbben automatikusan feltételezik, hogy elhozzák a saját laptopjukat vagy telefonjukat, és minden gond nélkül fog működni. A nyomtatás esetén ez még nem olyan régen egyáltalán nem volt magától értetődő.

Az ideális megoldást a felhasználó szinte észre sem veszi. Megérkezik, csatlakozik a hálózathoz, és illesztőprogramok keresése vagy műszaki támogatás hívása nélkül kinyomtatja a dokumentumot. Egyes nyomtatáskezelő platformok igyekeznek a teljes folyamatot a lehető leginkább egyszerűsíteni.

A felhasználók számára ez kevesebb bonyodalmat jelent. Az üzemeltetők számára kevesebb műszaki támogatási kérést.

A biztonság már nem mellékszempont

Előfordult talán, hogy elküldött egy dokumentumot nyomtatásra, majd sietett az eszközhöz, hogy más ne láthassa. A megosztott munkatereken ez nem elhanyagolható probléma.

A biztonságos nyomtatás egyszerűen működik – a dokumentum nem azonnal a küldés után nyomtatódik ki, hanem csak akkor, amikor a felhasználó PIN-kóddal vagy kártyával azonosítja magát. Szerződések, személyes adatok vagy belső dokumentumok esetén ez fontos védelmi réteget jelenthet.

Kevesebb hulladék kisebb költségeket is jelenthet

A coworking terek a fenntarthatóságot gyakran az egyik előnyükként kommunikálják.

A nyomtatás esetén is van lehetőség az optimalizálásra. A modern rendszerek automatikusan bekapcsolhatják a kétoldalas nyomtatást, figyelhetik a fogyasztást, vagy korlátozhatják a felesleges nyomatokat.

Az eredmény nem csupán alacsonyabb papír- és tonerfelhasználás. A nagyobb üzemeltetőknél a különbségek a tényleges költségekben is megmutatkozhatnak.

Összefoglalás

A nyomtatás valószínűleg nem lesz az az ok, amiért valaki egy adott coworking teret választ. De lehet az ok, amiért úgy dönt, nem tér vissza.

A kisebb coworkingokban egy egyszerű hálózati nyomtató probléma nélkül ellátja a feladatát. Ha azonban a teret több tucat ember és cég veszi igénybe, már nem csak az eszköz minősége számít. Legalább annyira fontos az is, hogyan van tervezve és üzemeltetve az egész rendszer. Mert ha a nyomtatás megfelelően működik, a legtöbben észre sem veszik. Ha nem működik, azonnal észreveszik.

Blog További érdekes cikkek
Az Ön kosara
Üres a kosár
TonerDepot.hu – Tonerek, tintapatronok és patronok raktárról
Bejelentkezés
Nincs fiókja? Regisztráljon most
Menü