Megosztás

Nyomtató bérlése vagy megvásárlása: négyéves számítás kis irodának

Megosztás

Egy kis iroda is kézben tarthatja és hatékonyan kezelheti a nyomtatást. A megvásárlás gyakran kisebb mennyiségnél és túlnyomórészt fekete-fehér nyomtatásnál észszerű. A bérlést vagy a szolgáltatási modellt akkor érdemes megvizsgálni, ha a cég rendszeresen sokat nyomtat, színes vagy A3 méretet használ, esetleg gyors szervizre és cserekészülékre van szüksége meghibásodás esetén.

Röviden: mi éri meg

Ha keveset és túlnyomórészt fekete-fehéren nyomtat, a megvásárlás gyakran az egyszerűbb és olcsóbb megoldás. Kifizeti a készüléket, megveszi a fogyóeszközöket, a szervizt pedig csak akkor intézi, amikor valóban szükség van rá. Kis mennyiségnél a bérlés havi átalánydíja feleslegesen megemelheti a ténylegesen kinyomtatott oldal árát.

Ha sokat nyomtat, színes nyomtatásra, A3-ra van szüksége, vagy nem akar a szervizzel, a pótalkatrészekkel és a tonerkészletekkel foglalkozni, a bérlés praktikusabb lehet. Nem mindig a legolcsóbb, de stabilabb üzemeltetést és kiszámíthatóbb költségeket hozhat.

A rövid válasz tehát így hangzik: kisebb mennyiségnél kezdje a megvásárlás összehasonlításával, nagyobb mennyiségnél és magasabb leállási kockázatnál pedig kérjen bérlési ajánlatot is. A továbbiakban egy részletesebb számítást nézünk meg: mit vegyen bele az összehasonlításba, mit ellenőrizzen a szerződésben, és hol hibáznak a leggyakrabban a kis cégek.

Javasoljuk

Miért nem a nyomtató ára dönt

A készülék ára a teljes költségnek csak az egyik része. Egy olcsó nyomtatónak drága lehet a tonere, alacsony a kazetták kihozatala, vagy magasabb a szervizkockázata. Egy drágább irodai készüléknek ezzel szemben alacsonyabb lehet az oldalankénti költsége, nagyobbak a tonerei, és jobb a pótalkatrészek elérhetősége.

A döntésnél elsősorban ezeket a változókat figyelje:

  • A havi nyomtatási mennyiség. Tegyen különbséget a szokásos hónapok és a szezonális csúcsok között.
  • A fekete-fehér és a színes nyomtatás aránya. A színes oldal általában jelentősen drágább a fekete-fehérnél.
  • A nyomtatási formátum. Az A4 és az A3 üzemeltetési szempontból eltérő kategória.
  • Az oldalankénti költség. Számolja a tonert vagy a tintát, a szervizelemeket és a papírt, ha bele akarja venni az összehasonlításba.
  • Szerviz és karbantartás. Megvásárlásnál ezeket külön intézi. Bérlésnél gyakran a szerződés részei.
  • A rendelkezésre állás értéke. Ha a nyomtató leállása leállítja a számlázást, az expediálást vagy a dokumentumokkal való munkát, a szervizgaranciák értéke magasabb.
  • Cashflow és elköteleződés. A megvásárlás azonnal megterheli a költségvetést. A bérlés havi részletekre osztja a költségeket, de általában szerződéses kötelezettséget hoz létre.

 

Illusztráció: AI-generated

Hogyan számítsa ki a TCO-t négy évre

A TCO a birtoklás vagy a használat teljes költségét jelenti. Egy nyomtatónál nem elég a készülék árát a havi átalánydíjjal összehasonlítani. Az összes költséget össze kell hasonlítani, amely ugyanazon időszak alatt felmerül.

Használjon egyszerű modellt:

  • Megvásárlás négy évre = a készülék ára + fogyóeszközök + papír + szerviz + pótalkatrészek + a leállások becsült költsége.
  • Bérlés négy évre = havi átalánydíj × 48 hónap + a kinyomtatott oldalak ára + papír, ha nincs benne + egyszeri díjak + túllépési vagy szerződéses díjak.
  • Oldalankénti költség = az időszak teljes költsége ÷ az ugyanazon időszak alatt kinyomtatott oldalak száma.

A papírt egy egyszerű összehasonlításban kihagyhatja, ha megvásárlásnál és bérlésnél is ugyanaz. Mindig ellenőrizze azonban, hogy a bérlésben benne van-e. A legtöbb szolgáltatási modellben benne van a toner, a szerviz és a pótalkatrészek, de a papír gyakran nincs.

Mintaforgatókönyv: megvásárlás

A megvásárlásnak akkor van a legnagyobb értelme, ha a cég kevesebbet nyomtat, a nyomtatás túlnyomórészt fekete-fehér, és a készülék leállása nem jelent súlyos üzemeltetési problémát. Tipikus példa egy kis iroda, amely szerződéseket, számlákat, belső dokumentumokat vagy ügyfeleknek szánt anyagokat nyomtat.

A megvásárlás előnye az ellenőrzés. A cég birtokolja a készüléket, nincs havi átalánydíja, és nem köti szervizszerződés. Kisebb mennyiségnél ez a megoldás olcsóbb lehet, mivel a költségek főként akkor merülnek fel, amikor ténylegesen nyomtatnak, vagy amikor szervizre van szükség.

A hátránya az üzemeltetési kockázat. Ha a készülék elromlik, a cég maga intézi a javítást. Ha nincs tartalék nyomtatója, a leállás lassíthatja a munkát. Megvásárlásnál ezért ne csak a készülék és a tonerek árát hasonlítsa össze, hanem a szerviz elérhetőségét, a garanciát, a dob árát, a pótalkatrészek árát és a fogyóeszközök elérhetőségét is.

Mintaforgatókönyv: bérlés vagy szolgáltatási modell

A bérlés, az operatív lízing vagy a felügyelt nyomtatási szolgáltatás másképp működik, mint a klasszikus megvásárlás. A cég általában havi átalánydíjat, kinyomtatott oldalankénti árat vagy a kettő kombinációját fizeti. Az árban gyakran benne van a szerviz, a toner, a pótalkatrészek, és néha a cserekészülék is meghibásodás esetén.

A bérlés fő előnye nem csupán az alacsonyabb belépési költség. Fontosabb a kiszámíthatóság. A cégnek nem kell tonerkészletet tartania, szervizbeavatkozásokkal foglalkoznia, sem az alkatrészek cseréjét terveznie. Ha a nyomtatás a mindennapi üzemeltetés része, ez a biztonság nagyobb értéket képviselhet, mint maga a készülék árkülönbsége.

A hátránya az elköteleződés és a fix fizetés. Kis nyomtatási mennyiségnél a havi átalánydíj jelentősen megemelheti a tényleges oldalankénti árat. A szerződés aláírása előtt ellenőrizni kell a minimális havi mennyiséget, a túllépési oldalak árát, az elköteleződés hosszát, a felmondás feltételeit és a szerviz terjedelmét.

Mikor győz általában a megvásárlás

A megvásárlás általában akkor megfelelőbb, ha a cégnek egyszerű, szerződéses elköteleződés nélküli megoldásra van szüksége, és inkább kevesebbet nyomtat, mint többet. Ez nem jelenti azt, hogy a megvásárlás mindig olcsóbb. Azt jelenti, hogy kisebb mennyiségnél kisebbek a fix költségei és kevesebb a szerződéses bonyolultsága.

A megvásárlást elsősorban ezekben az esetekben részesítse előnyben:

  • főként fekete-fehéren nyomtat
  • a havi mennyiség alacsony vagy közepes
  • nincs szüksége A3-ra
  • a nyomtató leállása nem okoz súlyos üzemeltetési problémát
  • a tonerek cseréjét és az alapvető karbantartást házon belül meg tudja oldani
  • nem akar szerződéses elköteleződést
  • van lehetősége olcsó tartalékra, például egy második, kisebb készülékre

Megvásárlásnál azonban figyelje a tonerek kihozatalát, az eredeti és a kompatibilis fogyóeszközök árát, a szerviz elérhetőségét és a készülék valós élettartamát. Az olcsóbb beszerzés nem feltétlenül jelent olcsóbb üzemeltetést.

Mikor győz általában a bérlés

A bérlés általában akkor megfelelőbb, ha a nyomtatás rendszeres, nagyobb mennyiségű vagy üzemeltetési szempontból fontos. Ebben az esetben a cég nem csak a készülékért fizet, hanem a szolgáltatásért, a rendelkezésre állásért és a leállási kockázat csökkentéséért.

A bérlést elsősorban ezekben az esetekben vizsgálja meg:

  • rendszeresen sok oldalt nyomtat
  • színes nyomtatást használ
  • A3-ra vagy nagyobb teljesítményű multifunkciós készülékre van szüksége
  • nem akar tonerekkel, szervizzel és pótalkatrészekkel foglalkozni
  • a nyomtatás leállása leállítaná az üzemeltetés egy részét
  • kiszámítható havi költségekre van szüksége
  • a készülék rendszeres cseréjét szeretné
  • a készüléket több ember vagy telephely használja

A bérlés azonban nem automatikusan előnyösebb. Kis mennyiségnél megdrágulhat, mivel a fix havi átalánydíjat akkor is fizeti, amikor keveset nyomtat. Ezért mindig hasonlítsa össze a tényleges oldalszámot és a szerződés teljes időszakát.

A kis iroda három profilja

Egy könyvelői, ügyvédi vagy adminisztratív iroda gyakran főként fekete-fehér dokumentumokat nyomtat. Ha a mennyiség stabil és nem túl magas, egy fekete-fehér A4-es multifunkciós készülék megvásárlása lehet a legegyszerűbb megoldás. Fontos olyan modellt választani, amelynek észszerű a tonerára, és elérhető a szervize.

Egy marketing-, kereskedelmi vagy dizájnstúdiónak más a profilja. Ha rendszeresen színes prezentációkat, terveket, ügyfélanyagokat nyomtat, vagy A3-ra van szüksége, a bérlésnek nagyobb értelme lehet. A színes nyomtatás és a nagyobb teljesítményű készülékek szervize általában drágább, ezért érdemes összehasonlítani az oldalankénti árat a szerződésben foglalt szervizzel.

Egy webáruház, raktár vagy címke- és számlanyomtatással foglalkozó üzem főként a rendelkezésre állással foglalkozik. Ha a nyomtató a szezonban leáll, az lassíthatja az expediálást. Alacsony, stabil mennyiségnél elegendő lehet a megvásárlás és egy olcsó tartalékkészülék. Nagyobb vagy ingadozó mennyiségnél a garantált szervizzel járó bérlés csökkentheti az üzemeltetési kockázatot.

Mit kérjen a szállítótól

A leggyakoribb hiba az ajánlatok összehasonlításánál az, hogy a cég összehasonlíthatatlan dolgokat hasonlít össze. Az egyik ajánlat csak a készüléket tartalmazza, a másik a szervizt, a tonert és a pótalkatrészeket is. A döntés előtt ezért kérjen ugyanolyan adatokat minden szállítótól.

Elsősorban ezeket ellenőrizze:

  • a készülék ára megvásárlásnál
  • a havi átalánydíj bérlésnél
  • a fekete-fehér oldal ára
  • a színes oldal ára
  • a minimális havi mennyiség
  • a túllépési oldalak ára
  • benne van-e a toner vagy a tinta
  • benne van-e a dob és a többi pótalkatrész
  • benne van-e a szervizbeavatkozás
  • benne van-e a papír
  • a szerviz reakcióideje
  • a cserekészülék feltételei
  • az elköteleződés hossza
  • az idő előtti felmondás feltételei
  • a készülék tulajdonjoga a szerződés végén
  • a telepítés, a szállítás vagy a konfigurálás egyszeri díjai

Csak ezután hasonlítsa össze az árat. Az alacsonyabb havi fizetés hátrányos lehet, ha magas túllépési díjakat vagy gyengébb szervizfeltételeket tartalmaz.

Gyakori kérdések

  • Milyen nyomtatási mennyiséget éri meg még megvenni? Alacsony mennyiségnél és túlnyomórészt fekete-fehér nyomtatásnál a megvásárlás gyakran észszerűbb. A pontos határ a tonerek árától, a bérlés árától, a színes nyomtatás arányától és a szerviz értékétől függ.
  • A toner mindig benne van a bérlésben? Nem mindig. Sok szolgáltatási modellben benne van a toner, a szerviz és a pótalkatrészek, de ezt a szerződésben kell ellenőrizni. A papír gyakran az áron kívül van.
  • Olcsóbb a bérlés a megvásárlásnál? Nem automatikusan. A bérlés előnyös lehet nagyobb mennyiségnél, színesnél, A3-nál vagy szervizigénynél. Kis mennyiségnél drágább lehet, mivel fix átalánydíjat fizet.
  • Mi a fontosabb: a készülék ára vagy az oldalankénti költség? Hosszabb időszaknál általában az oldalankénti költség a fontosabb. A készülék beszerzési árának különbsége nagyobb mennyiségnél elveszhet a fogyóeszközök költségeiben.
  • Megéri felújított nyomtatót venni? Megérheti alacsony mennyiségnél és észszerű szervizkockázatnál. Ellenőrizni kell azonban a garanciát, a dob állapotát, a tonerek elérhetőségét és a pótalkatrészek árát.
  • Van értelme tartalék nyomtatónak? Kis cégnél gyakran van. Egy olcsó tartalékkészülék egyszerűbb védelem lehet a leállás ellen, mint egy drága szervizszerződés, főleg ha a nyomtatás nem kritikus a mindennapi üzemeltetés szempontjából.

Összegzés

A megvásárlás és a bérlés közötti döntés nem a készülék árán dől el, hanem a nyomtatási mennyiségen, a szín arányán, az oldalankénti költségen és a szerviz értékén. A megvásárlás általában kisebb mennyiségnél, egyszerűbb fekete-fehér nyomtatásnál és alacsony leállási kockázatnál megfelelő. A bérlésnek akkor van értelme, ha a cégnek kiszámítható költségekre, szervizbiztonságra, színes vagy A3 nyomtatásra van szüksége, és nem akar saját erőből a készülék üzemeltetésével foglalkozni.

A leggyakorlatiasabb eljárás egyszerű: számolja meg az elmúlt hónapok oldalszámát, ossza fekete-fehérre és színesre, kérjen összehasonlítható ajánlatokat, és számítsa át őket négy évre. A TCO-t hasonlítsa össze, ne csak a havi részletet vagy a nyomtató árát.


Módszertani megjegyzés az árakhoz

A nyomtatók, a tonerek, a szervizszerződések és a bérlések ára országonként, eladónként, modellenként, pénznemenként, a szerződés hossza és a nyomtatási mennyiség szerint eltér. Ez a cikk ezért nem helyi árlistával dolgozik, hanem döntési kerettel. Valós döntésnél mindig kérjen konkrét ajánlatot a saját nyomtatási mennyiségére, és hasonlítsa össze a készülék megvásárlásának, a fogyóeszközöknek és a szerviznek a költségeivel.

Blog További érdekes cikkek
Az Ön kosara
Üres a kosár
TonerDepot.hu – Tonerek, tintapatronok és patronok raktárról
Bejelentkezés
Nincs fiókja? Regisztráljon most
Menü
Sütik beállítása

Ez a weboldal sütiket használ a felhasználói élmény javítása érdekében. A weboldalunk használatával Ön hozzájárul az összes süti használatához, a Cookie szabályzatunknak megfelelően. Bővebben

A cookie-k kis szöveges fájlok, amelyeket az Ön által felkeresett webhelyek helyeznek el a számítógépén. A weboldalak cookie-kat használnak a felhasználók eredményes navigálásának elősegítése céljából és bizonyos funkciók végrehajtásához. A weboldal megfelelő működéséhez szükséges sütik az Ön engedélye nélkül állíthatók be. Az összes többi cookie-t jóvá kell hagyni azok böngészőben történő beállítása előtt. Az Adatvédelmi szabályzat oldalon bármikor megváltoztathatja a sütik használatához való hozzájárulását.