Papír, cloud vagy káosz

Dokumentumok archiválása kisvállalkozásoknál

A NAV bejelenti az ellenőrzést. A könyvelő, aki évekig dolgozott önöknél, két hónapja távozott. A 2019-es számlák valahol megvannak talán a Gmailben, talán egy mappában, talán az ő régi laptopján. Három napjuk van rá.

Ez nem egy katasztrófa-film forgatókönyve. Ez egy valós helyzet, amelybe jól működő vállalkozások kerülnek olyanok, amelyek soha nem foglalkoztak azzal, hogy pontosan hová kerülnek a dokumentumaik.

Mit mond a törvény

A magyar jogszabályok egyértelműen meghatározzák, mit kell megőrizni és mennyi ideig. Számviteli bizonylatokat, bérszámfejtési dokumentumokat, szerződéseket, ÁFA-alátámasztó iratokat. A megőrzési határidők dokumentumtípusonként eltérnek, és változhatnak. A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) alapján a számviteli bizonylatokat legalább 8 évig, az adóbizonylatokat az adómegállapításhoz való jog elévüléséig főszabály szerint 5 évig kell megőrizni. A pontos, aktuális kötelezettségeket érdemes könyvelőjével vagy ügyvédjével egyeztetni. Ez nem felesleges bürokratizmus, hanem egy olyan megbeszélés, amely az első ellenőrzésnél komoly fejfájástól kímélheti meg.

Ha nem biztos abban, hogy szüksége van-e még egy dokumentumra, tartsa meg. Bármikor megsemmisítheti. Egy nem létező dokumentumot soha nem tud visszaállítani.

Javasoljuk

Archív doboz, A4, 150 mm, karton, VICTORIA OFFICE, kék-fehér

Háromrétegű kartonból készült A4-es formátumú dokumentumok tárolására alkalmas írási lehetőség kihajtva gyors és gazdaságos archiválás gerinc: 15 cm kihúzható nyílás méretek: 260x150x320 mm Márka: VICTORIA OFFICE Gyártó: Corwell Kft Cím: 2120 Dunakeszi, Pallag utca 37. Web: https://victoriaoffice.eu/ Email: [email protected]

600 Ft Áfával 472 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

1+ db

− +

Kosárba

Herlitz Economy magazin archívum zöld

Kartondoboz folyóiratok tárolására Hát szélessége 7 cm. Nagyobb, 50 db-os csomag. Hátul: 7 cm Szín: zöld

610 Ft Áfával 480 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

10+ db

− +

Kosárba

Akció

Archív doboz zsanéros fedéllel DONAU barna 560×370×315 mm

Háromrétegű, 450 grammos kartonpapírból készült, FSC® tanúsítvánnyal rendelkező irattári doboz (előállításához szükséges fa fenntarthatóan kezelt erdőkből származik), savmentes (pH 7,5). Alkalmas archív dobozok tárolására és archiválására. Gyorsan és egyszerűen összecsukható. Oldalsó lyukak a szállításhoz, az oldalakon a leíráshoz előre nyomtatva. Bontott állapotban szállítjuk. Nagyobb, 5 db-os csomag. Méretek: 560 × 370 × 315 mm. Kapacitás: 6 db 8 cm hátszélességű irattári doboz, 5 db 10 cm hátszélességű archív doboz, 4 db 12 cm hátszélességű archív doboz, 2 db 15,5 cm hátszélességű irattári doboz + 1 db irattári doboz egy 20 cm-es hátszélesség vagy 2 db 20 cm-es hátszélességű irattár + 1 db 10 cm-es hátszélességű irattár. Szín: barna

3 680 Ft 2 800 Ft Áfával 2 205 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

5+ db

− +

Kosárba

Herlitz Economy magazin archívum sárga

Kartondoboz folyóiratok tárolására Hát szélessége 7 cm. Nagyobb, 50 db-os csomag. Hátul: 7 cm Szín: sárga

610 Ft Áfával 480 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

5+ db

− +

Kosárba

EMBA II. TÍPUSÚ/450-es archív doboz R: 110x450x320 mm

Doboz igényes archiváláshoz - az egyetlen olyan csomagolás a szlovák piacon, ahol "A" jelzéssel ellátott dokumentumokat lehet átadni az Állami Levéltárnak. Sima archív kartonból készült. Méretek (szxhxm) 110 x 450 x 320 mm.

2 820 Ft Áfával 2 220 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

1+ db

− +

Kosárba

Magazinarchívum Herlitz Economy matt fehér

Kartondoboz folyóiratok tárolására Hát szélessége 7 cm. Nagyobb, 50 db-os csomag. Hátul: 7 cm Szín: fehér matt

570 Ft Áfával 449 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

1+ db

− +

Kosárba

Herlitz Economy magazin archívum sötétvörös

Kartondoboz folyóiratok tárolására. Hát szélessége 7 cm. Nagyobb, 50 db-os csomag. Hátul: 7 cm Szín: sötétvörös.

570 Ft Áfával 449 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

5+ db

− +

Kosárba

Akció

Herlitz Montana magazin archívum barna

Kartondoboz magazinok tárolására Montana hullámkartonból. Méretei 30,5x11,5x24,5 cm. Nagyobb, 50 db-os csomag. Hátul: 11,5 cm Szín: barna

645 Ft 490 Ft Áfával 386 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

1+ db

− +

Kosárba

Archív doboz, A4, 80 mm, karton, VICTORIA OFFICE, natúr

Háromrétegű kartonból készült (jelölés: 321 B) A4-es formátumú dokumentumok tárolására alkalmas írás lehetővé teszi a gyors és gazdaságos archiválást kihajtva gerinc: 10 cm-es kihúzónyílás Márka: VICTORIA OFFICE Gyártó: Corwell Kft Cím: 2120 Dunakeszi, Pallag utca 37. Web: https://victoriaoffice.eu/ Email: [email protected]

490 Ft Áfával 386 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

1+ db

− +

Kosárba

DONAU magazin archívum 80mm kék

FSC® tanúsítvánnyal rendelkező, háromrétegű kartonból készült stabil összecsukható állvány (előállításához a fa fenntarthatóan kezelt erdőkből származik) folyóiratok, katalógusok stb. archiválására. A4-es formátumig. Hátsó szélessége 80 mm, nyílás a könnyű kezelhetőség érdekében, előnyomat a leíráshoz. Használható önmagában vagy archiválókkal kombinálva dobozok. Nagyobb, 20 db-os csomag. Hátszélesség: 80 mm Szín: kék

480 Ft Áfával 378 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

5+ db

− +

Kosárba

Magazintartó állvány A4 JUNIOR összecsukható - kék

Összecsukható műanyag/kék irodai magazintartó. Akasztóba csomagolva.

1 180 Ft Áfával 929 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

10+ db

− +

Kosárba

DONAU archív doboz 80mm piros

FSC® tanúsítvánnyal rendelkező háromrétegű kartonból készült archív doboz (előállításához a fa fenntarthatóan kezelt erdőkből származik), savmentes (pH 7,5). Alkalmas dokumentumok archiválására A4-es formátumig, a könnyű kezelés érdekében egy nyílással. Lehetőség a Donau iratgyűjtő archiválására is. A rövid és hosszú oldalon található előnyomatok lehetővé teszik a tárolást vízszintes és függőleges helyzetben is. A doboz használható önmagában vagy archív dobozokkal kombinálva. Súlya 390 g. Méretek 297x80x339mm. Nagyobb, 20 db-os csomag. Hátul: 80 mm Piros szín

830 Ft Áfával 654 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

10+ db

− +

Kosárba

Fellowes BANKERS BOX 80 mm-es szürke/fehér archiváló doboz

Alapelem dokumentumok A4-es formátumú archiválásához. Leíró a hátoldalon és a fedélen. Hát szélessége 80 mm. Méretek (Sz × Ma × Mé) 80 × 260 × 325 mm. Bontott állapotban szállítjuk. Nagyobb, 20 db-os csomag. Színe szürke/fehér. Méretek cm-ben: 8x26x32,5 Szín: szürke/fehér

740 Ft Áfával 583 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

1+ db

− +

Kosárba

Archív doboz, A4, 80 mm, karton, VICTORIA OFFICE, fehér

Háromrétegű kartonból készült (jelölés: 321 B) A4-es formátumú dokumentumok tárolására alkalmas írás lehetővé teszi a gyors és gazdaságos archiválást kihajtva gerinc: 8 cm kihúzható nyílás a dobozban: 20 db Márka: VICTORIA OFFICE Gyártó: Corwell Kft Cím: 2120 Dunakeszi, Pallag utca 37. Web: https://victoriaoffice.eu/ Email: [email protected]

500 Ft Áfával 394 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

10+ db

− +

Kosárba

Herlitz Economy magazin archívum fekete

Kartondoboz folyóiratok tárolására. Hát szélessége 7 cm. Nagyobb, 50 db-os csomag. Hátul: 7 cm Fekete szín

570 Ft Áfával 449 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

5+ db

− +

Kosárba

DONAU archív doboz 200 mm barna

FSC® tanúsítvánnyal rendelkező háromrétegű kartonból készült archív doboz (előállításához a fa fenntarthatóan kezelt erdőkből származik), savmentes (pH 7,5). Alkalmas dokumentumok archiválására A4-es formátumig, a könnyű kezelés érdekében egy nyílással. Lehetőség a Donau iratgyűjtő archiválására is. A rövid és hosszú oldalon található előnyomatok lehetővé teszik a tárolást vízszintes és függőleges helyzetben is. A doboz használható önmagában vagy archív dobozokkal kombinálva. Súlya 390 g. Nagyobb, 20 db-os csomag. Hátul: 200 mm Szín: barna

1 650 Ft Áfával 1 299 Ft ÁFA nélkül

Raktáron

100+ db

− +

Kosárba

Hol archiválnak valójában a kisvállalkozások

A legtöbb kisvállalkozásnak nincs iratkezelési rendszere. Iratkezelési káosza van, amely általában működik. A számlák e-mailben érkeznek, és az inboxban maradnak. A szerződéseket mindenki másképp tárolja valaki a Dropboxban, valaki közvetlenül a laptop asztalán. Valami ki van nyomtatva és lefűzve, valami megmaradt annak a dolgozónak az eszközén, aki két éve hagyta ott a céget.

Amíg minden normálisan megy, senki sem foglalkozik ezzel. A probléma akkor jön, amikor a legkevésbé számítanak rá adóellenőrzés, ügyfélvita, az ügyeket átvevő új könyvelő. Ezekben a pillanatokban derül ki, hogy a rendszerük valóban rendszer volt-e, vagy csupán szerencsés véletlenek sorozata.

forrás: canva

Ami valójában működik egy kisvállalkozásnál

Nincs szükségük drága szoftverre vagy informatikusra. Olyan rendszerre van szükségük, amelyet a csapat minden tagja tud használni – beleértve azt is, aki egy év múlva csatlakozik.

Az alapok valószínűleg már megvannak. A Google Workspace vagy a Microsoft 365, amelyeket a legtöbb kisvállalkozás amúgy is fizet az e-mailhez és az együttműködéshez, szilárd digitális archívumként is megfelel. A probléma általában nem a tárhely, hanem az, hogy mindenki a maga módján ment el benne dolgokat. Elegendő egyszer megegyezni egy közös logikában: a bejövő és kimenő számlák évenként szétválasztva, a szerződések egy helyen, a bérszámfejtési dokumentumok külön. Ezt mindenkinek tartania kell – nem csak annak, aki a rendszert kitalálta.

A papír nem tűnt el az irodákból, és nem is fog. Egy saját kezűleg aláírt szerződés más súlyú vita esetén, mint egy PDF. Egyes intézmények a hivatalos bélyegzővel ellátott dokumentumokat még mindig eredetiben kérik. Egy kulcsfontosságú szerződés nyomtatott biztonsági másolata megmentheti, ha a rendszer meghibásodik, vagy váratlanul elveszti a hozzáférést a cloudhoz.

Egy bevezetésre érdemes jó szokás egyszerű: minden fizikai dokumentumot, amelyet kap vagy aláír, azonnal szkennelje be és mentse el digitálisan. Az eredeti mappába kerül, a másolat azonnal megtalálható. Ezért van egy szkennernek vagy multifunkciós nyomtatónak konkrét, mindennapi értéke egy kisvállalkozásnál – ez nem technológiai fejlesztés, hanem munkaeszköz.

A biztonsági mentés az a fejezet, amellyel a legtöbb vállalkozás addig halaszt, amíg szüksége nem lesz rá. A cloud megbízható, de nem tévedhetetlen – fájlokat véletlenül törölni lehet, fiókhoz való hozzáférést elveszíteni, szolgáltatások leállhatnak. Egy az irodában lévő, havonta egyszer frissített külső merevlemez nem elegáns megoldás, de működőképes. És egy fontos dolog: gondoskodjon arról, hogy a biztonsági mentéshez valaki más is hozzáférjen, ne csak a cég tulajdonosa.

Biztonság: ki fér hozzá a dokumentumaikhoz

Az archiválás és a biztonság ugyanannak az éremnek a két oldala – és a másik oldalról a kisvállalkozások sokkal gyakrabban feledkeznek meg.

Kezdjék egy egyszerű kérdéssel: a csapatból ki mihez fér hozzá? Sok kisvállalkozásnál mindenki ugyanazt a jelszót használja a céges postafiókhoz vagy a tárhelyhez. Amikor valaki elmegy – és ez nem mindig barátságos körülmények között történik – kiderül, hogy nincs ráhatásuk arra, ki látja még a számlákat, a szerződéseket és a bérszámfejtési anyagokat.

A megoldás nem bonyolult. A már használt cloudalapú eszközök lehetővé teszik a csapat minden tagjának egyéni hozzáférési jogosultságának beállítását. Amikor egy munkavállaló elmegy, öt perc alatt visszavonja a hozzáférését. A céges dokumentumok ott maradnak, ahol maradniuk kell.

Érdemes a GDPR-ra is gondolni. Ha személyes adatokat tartalmazó dokumentumokat archivál – bérszámfejtési lapokat, munkaszerződéseket, ügyfelek számlázási adatait –, vonatkoznak önre az adatok tárolásának módjára és időtartamára vonatkozó szabályok. Az alapelv: csak azt tárolja, amire valóban szüksége van, csak addig, ameddig köteles, és csak azok számára hozzáférhetően, akiknek valóban szükségük van rá.

A fizikai biztonságot talán a leginkább alábecsülik. Egy nyitott polcon álló mappa a recepción, ahova bármely ügyfél vagy futár besétálhat, nem archívum. Az érzékeny adatokat tartalmazó dokumentumok zárható helyre valók – nem azért, mert nem bíznak senkiben, hanem azért, mert nem mindenki, aki belép az irodájukba, a kollégájuk. Ugyanez vonatkozik az iratmegsemmisítésre: a személyes adatokat tartalmazó dokumentumoknak iratmegsemmisítőbe kell kerülniük, nem a nyomtató melletti kukába.

Mikor nem elég már a rendszerük

A legtöbb vállalkozás nem foglalkozik az archiválással, amíg nem ütközik egy konkrét problémába. Egyes helyzetek azonban egyértelmű jelzések arra, hogy valami nem működik:

• Egy konkrét dokumentum megkeresése öt percnél tovább tart.
• Egy munkavállaló távozásával egyes fájlok egyszerűen eltűnnek.
• Nem tudják, hol vannak a három évvel ezelőtti számlák.
• A biztonsági mentést utoljára valaki készítette, aki már régen nem dolgozik önöknél.

Ezek egyike sem katasztrófa amíg azzá nem válik. Ez pontosan az a pillanat, amikor már késő megoldani őket.

Hol kezdjék

Az archiválásnak nem kell bonyolultnak lennie. Működnie kell azonban akkor is, amikor nyomás alatt kezelik.

Nem kell mindent egyszerre megváltoztatni. Nyissák meg a cég cloud tárhelyét, egyezzenek meg a csapatban a mentés közös logikájában, és kezdjék el használni már ma. Ha egy hónapig következetesen tartják magukat hozzá, megvan a rendszer. Amikor egy év múlva jön a NAV-ellenőrzés, és a könyvelő, aki az iratokat kezelte, már régen nem dolgozik önöknél, tudni fogják, hol vannak a számlák.

Ez a cikk tájékoztató jellegű. A konkrét jogi és könyvelési kötelezettségekre vonatkozóan javasoljuk szakember megkeresését.