Papír, cloud vagy káosz
Dokumentumok archiválása kisvállalkozásoknál
A NAV bejelenti az ellenőrzést. A könyvelő, aki évekig dolgozott önöknél, két hónapja távozott. A 2019-es számlák valahol megvannak talán a Gmailben, talán egy mappában, talán az ő régi laptopján. Három napjuk van rá.
Ez nem egy katasztrófa-film forgatókönyve. Ez egy valós helyzet, amelybe jól működő vállalkozások kerülnek olyanok, amelyek soha nem foglalkoztak azzal, hogy pontosan hová kerülnek a dokumentumaik.
Mit mond a törvény
A magyar jogszabályok egyértelműen meghatározzák, mit kell megőrizni és mennyi ideig. Számviteli bizonylatokat, bérszámfejtési dokumentumokat, szerződéseket, ÁFA-alátámasztó iratokat. A megőrzési határidők dokumentumtípusonként eltérnek, és változhatnak. A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) alapján a számviteli bizonylatokat legalább 8 évig, az adóbizonylatokat az adómegállapításhoz való jog elévüléséig főszabály szerint 5 évig kell megőrizni. A pontos, aktuális kötelezettségeket érdemes könyvelőjével vagy ügyvédjével egyeztetni. Ez nem felesleges bürokratizmus, hanem egy olyan megbeszélés, amely az első ellenőrzésnél komoly fejfájástól kímélheti meg.
Ha nem biztos abban, hogy szüksége van-e még egy dokumentumra, tartsa meg. Bármikor megsemmisítheti. Egy nem létező dokumentumot soha nem tud visszaállítani.
Archív doboz, A4, 80 mm, karton, VICTORIA OFFICE, natúr
Háromrétegű kartonból készült (jelölés: 321 B) A4-es formátumú dokumentumok tárolására alkalmas írás lehetővé teszi a gyors és gazdaságos archiválást kihajtva gerinc: 10 cm-es kihúzónyílás Márka: VICTORIA OFFICE Gyártó: Corwell Kft Cím: 2120 Dunakeszi, Pallag utca 37. Web: https://victoriaoffice.eu/ Email: [email protected]
DONAU magazin archívum 80mm kék
FSC® tanúsítvánnyal rendelkező, háromrétegű kartonból készült stabil összecsukható állvány (előállításához a fa fenntarthatóan kezelt erdőkből származik) folyóiratok, katalógusok stb. archiválására. A4-es formátumig. Hátsó szélessége 80 mm, nyílás a könnyű kezelhetőség érdekében, előnyomat a leíráshoz. Használható önmagában vagy archiválókkal kombinálva dobozok. Nagyobb, 20 db-os csomag. Hátszélesség: 80 mm Szín: kék
Esselte magazin archívum fehér/piros
Stabil összecsukható állvány folyóiratok, katalógusok stb. archiválására. A4-es formátumig. Hátsó szélessége 80 mm, nyílás a könnyű kezelhetőség érdekében, előnyomat a leíráshoz. Használható önmagában vagy archív dobozokkal kombinálva. Nagyobb, 25 db-os csomag. Méretek (sz x ma x mé): 80 x 322 x 254 mm Szín: fehér/piros
DONAU magazin archívum 100mm kék
FSC® tanúsítvánnyal rendelkező, háromrétegű kartonból készült stabil összecsukható állvány (előállításához a fa fenntarthatóan kezelt erdőkből származik) folyóiratok, katalógusok stb. archiválására. A4-es formátumig. Hátsó szélesség 100 mm, nyílás a könnyű kezelhetőség érdekében, előnyomat a leíráshoz. Használható önmagában vagy archív dobozokkal kombinálva. Nagyobb, 10 db-os csomag. Hátszélesség: 100 mm Szín: kék
Herlitz Montana magazin állvány szürke
Kartondoboz magazinok tárolására Montana hullámkartonból. Méretei 30,5x11,5x24,5 cm. Nagyobb, 50 db-os csomag. Hátul: 11,5 cm Szín: szürke
Herlitz Montana magazin archívum barna
Kartondoboz magazinok tárolására Montana hullámkartonból. Méretei 30,5x11,5x24,5 cm. Nagyobb, 50 db-os csomag. Hátul: 11,5 cm Szín: barna
Archív doboz, A4, 80 mm, karton, VICTORIA OFFICE, fehér
Háromrétegű kartonból készült (jelölés: 321 B) A4-es formátumú dokumentumok tárolására alkalmas írás lehetővé teszi a gyors és gazdaságos archiválást kihajtva gerinc: 8 cm kihúzható nyílás a dobozban: 20 db Márka: VICTORIA OFFICE Gyártó: Corwell Kft Cím: 2120 Dunakeszi, Pallag utca 37. Web: https://victoriaoffice.eu/ Email: [email protected]
Magazinarchívum Herlitz Economy matt fehér
Kartondoboz folyóiratok tárolására Hát szélessége 7 cm. Nagyobb, 50 db-os csomag. Hátul: 7 cm Szín: fehér matt
EMBA II. TÍPUSÚ/350-es archív doboz, R: 110x350x260 mm
Doboz igényes archiváláshoz - az egyetlen olyan csomagolás a szlovák piacon, ahol "A" jelzéssel ellátott dokumentumokat lehet átadni az Állami Levéltárnak. Sima archív kartonból készült. Méretek (szxhxm) 110 x 350 x 260 mm.
Archív doboz levehető fedéllel DONAU barna 545×363×317 mm
Háromrétegű, 490 grammos kartonpapírból készült, FSC® tanúsítvánnyal rendelkező irattári doboz (előállításához használt fa fenntarthatóan kezelt erdőkből származik), savmentes (pH 7,5). Alkalmas archív dobozok tárolására és archiválására. Gyorsan és egyszerűen összecsukható. Oldalsó lyukak a szállításhoz, az oldalakon a leíráshoz előre nyomtatva. Bontott állapotban szállítjuk. Nagyobb, 5 db-os csomag. Méretek: 545 × 363 × 317 mm. Kapacitás: 6 db 8 cm hátszélességű irattári doboz, 5 db 10 cm hátszélességű archív doboz, 4 db 12 cm hátszélességű archív doboz, 2 db 15,5 cm hátszélességű irattári doboz + 1 db irattári doboz egy 20 cm-es hátszélesség vagy 2 db 20 cm-es hátszélességű irattár + 1 db 10 cm-es hátszélességű irattár. Terhelhetőség 13 kg-ig. Szín: barna
Archív doboz zsanéros fedéllel DONAU kék 560×370×315 mm
Háromrétegű, 450 grammos kartonpapírból készült, FSC® tanúsítvánnyal rendelkező irattári doboz (előállításához szükséges fa fenntarthatóan kezelt erdőkből származik), savmentes (pH 7,5). Alkalmas archív dobozok tárolására és archiválására. Gyorsan és egyszerűen összecsukható. Oldalsó lyukak a szállításhoz, az oldalakon a leíráshoz előre nyomtatva. Bontott állapotban szállítjuk. Nagyobb, 5 db-os csomag. Méretek: 560 × 370 × 315 mm. Kapacitás: 6 db 8 cm hátszélességű irattári doboz, 5 db 10 cm hátszélességű archív doboz, 4 db 12 cm hátszélességű archív doboz, 2 db 15,5 cm hátszélességű irattári doboz + 1 db irattári doboz egy 20 cm-es hátszélesség vagy 2 db 20 cm-es hátszélességű irattár + 1 db 10 cm-es hátszélességű irattár. Szín: kék
Esselte Speedbox archiváló doboz csuklós fedéllel 80mm fehér/piros
Vízszintes archív doboz a Speedbox archiváló rendszerből. A széles nyílás megkönnyíti a dokumentumok behelyezését. Alkalmas A4 formátumú dokumentumokhoz. Ideális méret a polcokon történő archiváláshoz, függőleges és vízszintes archiváláshoz. 100%-ban újrahasznosított hullámkartonból készült. Méretek: 80 x 250 x 350 mm. Nagyobb, 25 darabos csomag.
DONAU 120 mm-es archív doboz barna
FSC® tanúsítvánnyal rendelkező háromrétegű kartonból készült archív doboz (előállításához a fa fenntarthatóan kezelt erdőkből származik), savmentes (pH 7,5). Alkalmas dokumentumok archiválására A4-es formátumig, a könnyű kezelés érdekében egy nyílással. Lehetőség a Donau iratgyűjtő archiválására is. A rövid és hosszú oldalon található előnyomatok lehetővé teszik a tárolást vízszintes és függőleges helyzetben is. A doboz használható önmagában vagy archív dobozokkal kombinálva. Súlya 390 g. Méretek 297x120x339mm. Nagyobb, 20 db-os csomag. Hátul: 120 mm Szín: barna
Archív doboz, A4, 150 mm, karton, VICTORIA OFFICE, natúr
háromrétegű kartonból készült, A4-es formátumú dokumentumok tárolására alkalmas írási lehetőség kihajtva gyors és gazdaságos archiválás gerinc: 15 cm kihúzható nyílás 260 x 150 x 320 mm Márka: VICTORIA OFFICE Gyártó: Corwell Kft Cím: 2120 Dunakeszi, Pallag utca 37. Web: https://victoriaoffice.eu/ Email: [email protected]
Archív doboz zsanéros fedéllel DONAU barna 560×370×315 mm
Háromrétegű, 450 grammos kartonpapírból készült, FSC® tanúsítvánnyal rendelkező irattári doboz (előállításához szükséges fa fenntarthatóan kezelt erdőkből származik), savmentes (pH 7,5). Alkalmas archív dobozok tárolására és archiválására. Gyorsan és egyszerűen összecsukható. Oldalsó lyukak a szállításhoz, az oldalakon a leíráshoz előre nyomtatva. Bontott állapotban szállítjuk. Nagyobb, 5 db-os csomag. Méretek: 560 × 370 × 315 mm. Kapacitás: 6 db 8 cm hátszélességű irattári doboz, 5 db 10 cm hátszélességű archív doboz, 4 db 12 cm hátszélességű archív doboz, 2 db 15,5 cm hátszélességű irattári doboz + 1 db irattári doboz egy 20 cm-es hátszélesség vagy 2 db 20 cm-es hátszélességű irattár + 1 db 10 cm-es hátszélességű irattár. Szín: barna
Tárolódoboz, M-es méret, ESSELTE "Home", szürke, 3 db
Három közepes méretű kartondobozból álló szett modern és stílusos geometrikus dizájnnal. Ideális dokumentumok, játékok, könyvek és egyéb apróságok tárolására. Használható önmagában vagy polcra helyezve. A fogantyúknak köszönhetően könnyen áthelyezheti őket egyik szobából a másikba, szükség szerint. A levehető fedél elrejti a tartalmat és védi a portól. A semleges színek és dizájn bármilyen stílusú berendezéshez illeszkednek. Lapra szerelve érkeznek, és gyorsan és egyszerűen összeszerelhetők. Összeszereléskor a falak egymásra hajthatók, így dupla erővel rendelkeznek. A felület letörölhető. Erős és tartós, 100%-ban újrahasznosított és 100%-ban újrahasznosítható, FSC tanúsítvánnyal rendelkező hullámkartonból készült. A csomagolás 100%-ban újrahasznosított és 100%-ban újrahasznosítható, műanyagmentes. Méretek: 265 mm x 205 mm x 365 mm Márka: ESSELTE Gyártó: Esselte Kft. Cím: 1139 Budapest, Lomb u. 37-39. És II. rész. 8., Magyarország Web: https://www.accobrands.com/brands/ Email: [email protected]
Hol archiválnak valójában a kisvállalkozások
A legtöbb kisvállalkozásnak nincs iratkezelési rendszere. Iratkezelési káosza van, amely általában működik. A számlák e-mailben érkeznek, és az inboxban maradnak. A szerződéseket mindenki másképp tárolja valaki a Dropboxban, valaki közvetlenül a laptop asztalán. Valami ki van nyomtatva és lefűzve, valami megmaradt annak a dolgozónak az eszközén, aki két éve hagyta ott a céget.
Amíg minden normálisan megy, senki sem foglalkozik ezzel. A probléma akkor jön, amikor a legkevésbé számítanak rá adóellenőrzés, ügyfélvita, az ügyeket átvevő új könyvelő. Ezekben a pillanatokban derül ki, hogy a rendszerük valóban rendszer volt-e, vagy csupán szerencsés véletlenek sorozata.

forrás: canva
Ami valójában működik egy kisvállalkozásnál
Nincs szükségük drága szoftverre vagy informatikusra. Olyan rendszerre van szükségük, amelyet a csapat minden tagja tud használni – beleértve azt is, aki egy év múlva csatlakozik.
Az alapok valószínűleg már megvannak. A Google Workspace vagy a Microsoft 365, amelyeket a legtöbb kisvállalkozás amúgy is fizet az e-mailhez és az együttműködéshez, szilárd digitális archívumként is megfelel. A probléma általában nem a tárhely, hanem az, hogy mindenki a maga módján ment el benne dolgokat. Elegendő egyszer megegyezni egy közös logikában: a bejövő és kimenő számlák évenként szétválasztva, a szerződések egy helyen, a bérszámfejtési dokumentumok külön. Ezt mindenkinek tartania kell – nem csak annak, aki a rendszert kitalálta.
A papír nem tűnt el az irodákból, és nem is fog. Egy saját kezűleg aláírt szerződés más súlyú vita esetén, mint egy PDF. Egyes intézmények a hivatalos bélyegzővel ellátott dokumentumokat még mindig eredetiben kérik. Egy kulcsfontosságú szerződés nyomtatott biztonsági másolata megmentheti, ha a rendszer meghibásodik, vagy váratlanul elveszti a hozzáférést a cloudhoz.
Egy bevezetésre érdemes jó szokás egyszerű: minden fizikai dokumentumot, amelyet kap vagy aláír, azonnal szkennelje be és mentse el digitálisan. Az eredeti mappába kerül, a másolat azonnal megtalálható. Ezért van egy szkennernek vagy multifunkciós nyomtatónak konkrét, mindennapi értéke egy kisvállalkozásnál – ez nem technológiai fejlesztés, hanem munkaeszköz.
A biztonsági mentés az a fejezet, amellyel a legtöbb vállalkozás addig halaszt, amíg szüksége nem lesz rá. A cloud megbízható, de nem tévedhetetlen – fájlokat véletlenül törölni lehet, fiókhoz való hozzáférést elveszíteni, szolgáltatások leállhatnak. Egy az irodában lévő, havonta egyszer frissített külső merevlemez nem elegáns megoldás, de működőképes. És egy fontos dolog: gondoskodjon arról, hogy a biztonsági mentéshez valaki más is hozzáférjen, ne csak a cég tulajdonosa.
Biztonság: ki fér hozzá a dokumentumaikhoz
Az archiválás és a biztonság ugyanannak az éremnek a két oldala – és a másik oldalról a kisvállalkozások sokkal gyakrabban feledkeznek meg.
Kezdjék egy egyszerű kérdéssel: a csapatból ki mihez fér hozzá? Sok kisvállalkozásnál mindenki ugyanazt a jelszót használja a céges postafiókhoz vagy a tárhelyhez. Amikor valaki elmegy – és ez nem mindig barátságos körülmények között történik – kiderül, hogy nincs ráhatásuk arra, ki látja még a számlákat, a szerződéseket és a bérszámfejtési anyagokat.
A megoldás nem bonyolult. A már használt cloudalapú eszközök lehetővé teszik a csapat minden tagjának egyéni hozzáférési jogosultságának beállítását. Amikor egy munkavállaló elmegy, öt perc alatt visszavonja a hozzáférését. A céges dokumentumok ott maradnak, ahol maradniuk kell.
Érdemes a GDPR-ra is gondolni. Ha személyes adatokat tartalmazó dokumentumokat archivál – bérszámfejtési lapokat, munkaszerződéseket, ügyfelek számlázási adatait –, vonatkoznak önre az adatok tárolásának módjára és időtartamára vonatkozó szabályok. Az alapelv: csak azt tárolja, amire valóban szüksége van, csak addig, ameddig köteles, és csak azok számára hozzáférhetően, akiknek valóban szükségük van rá.
A fizikai biztonságot talán a leginkább alábecsülik. Egy nyitott polcon álló mappa a recepción, ahova bármely ügyfél vagy futár besétálhat, nem archívum. Az érzékeny adatokat tartalmazó dokumentumok zárható helyre valók – nem azért, mert nem bíznak senkiben, hanem azért, mert nem mindenki, aki belép az irodájukba, a kollégájuk. Ugyanez vonatkozik az iratmegsemmisítésre: a személyes adatokat tartalmazó dokumentumoknak iratmegsemmisítőbe kell kerülniük, nem a nyomtató melletti kukába.
Mikor nem elég már a rendszerük
A legtöbb vállalkozás nem foglalkozik az archiválással, amíg nem ütközik egy konkrét problémába. Egyes helyzetek azonban egyértelmű jelzések arra, hogy valami nem működik:
- Egy konkrét dokumentum megkeresése öt percnél tovább tart.
- Egy munkavállaló távozásával egyes fájlok egyszerűen eltűnnek.
- Nem tudják, hol vannak a három évvel ezelőtti számlák.
- A biztonsági mentést utoljára valaki készítette, aki már régen nem dolgozik önöknél.
Ezek egyike sem katasztrófa amíg azzá nem válik. Ez pontosan az a pillanat, amikor már késő megoldani őket.
Hol kezdjék
Az archiválásnak nem kell bonyolultnak lennie. Működnie kell azonban akkor is, amikor nyomás alatt kezelik.
Nem kell mindent egyszerre megváltoztatni. Nyissák meg a cég cloud tárhelyét, egyezzenek meg a csapatban a mentés közös logikájában, és kezdjék el használni már ma. Ha egy hónapig következetesen tartják magukat hozzá, megvan a rendszer. Amikor egy év múlva jön a NAV-ellenőrzés, és a könyvelő, aki az iratokat kezelte, már régen nem dolgozik önöknél, tudni fogják, hol vannak a számlák.
Ez a cikk tájékoztató jellegű. A konkrét jogi és könyvelési kötelezettségekre vonatkozóan javasoljuk szakember megkeresését.
Epson nyomtatófej-technológiák és újítások
A tintasugaras nyomtatók tartalmaznak egy nyomtatófejjel ellátott nyomtatási rendszert. Két fő…
Cikk megjelenítéseÖkológiai és fenntartható-e a 3D nyomtatás?
A 3D nyomtatás megjelenését a 20. század második felére datáljuk, amikor még minden technológia…
Cikk megjelenítéseHogyan válasszunk ki nyomtatót a nyomtatási mennyiség alapján?
Ha úgy dönt, hogy mielőbb új nyomtatót vásárol, és van elképzelése, hogy melyik modell felelne meg…
Cikk megjelenítéseA Windows és az adatok klónozása új meghajtóra
Ha ki kell cserélnie a meghajtót egy újra, annak több oka is van. Az első lehet az elégtelen…
Cikk megjelenítéseTipográfia és annak megértése
Nyomtatáskor nemcsak a minőség és a kihasználtság, hanem a nyomtatott dokumentumok helyes…
Cikk megjelenítésePrinCube
Eredeti mini nyomtató Azok a projektek, amelyek az Indiegogo közösségi finanszírozási kampánynak…
Cikk megjelenítéseA szkennerek és a szkennelés alapjai
A másolás és a szkennelés a nyomtatás folyamatának részévé vált. Manapság nem kell külön szkennert…
Cikk megjelenítéseNyomtatás biztonságos dokumentum segítségével
Van olyan Canon nyomtatója, amely támogatja a biztonságos dokumentumként történő nyomtatást, és nem…
Cikk megjelenítéseVége van a kulcs vesztéseknek, avagy miért van szüksége helyzetmeghatározóra -lokátorra
Ezek nagy számban jelentek meg a piacon. Az Apple vállalat közreműködött az utolsó és nagyszerű…
Cikk megjelenítéseA tinta szintje a nyomtatóban
Valós és becsült tinta- és tonerszint Valószínűleg már eltűnődött azon, hogy a tinta vagy toner…
Cikk megjelenítéseNyomtatási kellékek és eszközök a hibrid irodai környezethez
A hibrid irodai nyomtatás az egyik legfontosabb dolog, amelyet nem szabad alábecsülni. Nem a…
Cikk megjelenítéseAz Ai varázsereje: Előnyök, biztonság és szabályozási kihívások
A mesterséges intelligencia számos előnnyel és haszonnal járhat az emberiség számára. Azonban…
Cikk megjelenítése