Megosztás

Papír, cloud vagy káosz

Megosztás

Dokumentumok archiválása kisvállalkozásoknál

A NAV bejelenti az ellenőrzést. A könyvelő, aki évekig dolgozott önöknél, két hónapja távozott. A 2019-es számlák valahol megvannak talán a Gmailben, talán egy mappában, talán az ő régi laptopján. Három napjuk van rá.

Ez nem egy katasztrófa-film forgatókönyve. Ez egy valós helyzet, amelybe jól működő vállalkozások kerülnek olyanok, amelyek soha nem foglalkoztak azzal, hogy pontosan hová kerülnek a dokumentumaik.

Mit mond a törvény

A magyar jogszabályok egyértelműen meghatározzák, mit kell megőrizni és mennyi ideig. Számviteli bizonylatokat, bérszámfejtési dokumentumokat, szerződéseket, ÁFA-alátámasztó iratokat. A megőrzési határidők dokumentumtípusonként eltérnek, és változhatnak. A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) alapján a számviteli bizonylatokat legalább 8 évig, az adóbizonylatokat az adómegállapításhoz való jog elévüléséig főszabály szerint 5 évig kell megőrizni. A pontos, aktuális kötelezettségeket érdemes könyvelőjével vagy ügyvédjével egyeztetni. Ez nem felesleges bürokratizmus, hanem egy olyan megbeszélés, amely az első ellenőrzésnél komoly fejfájástól kímélheti meg.

Ha nem biztos abban, hogy szüksége van-e még egy dokumentumra, tartsa meg. Bármikor megsemmisítheti. Egy nem létező dokumentumot soha nem tud visszaállítani.

Javasoljuk

Hol archiválnak valójában a kisvállalkozások

A legtöbb kisvállalkozásnak nincs iratkezelési rendszere. Iratkezelési káosza van, amely általában működik. A számlák e-mailben érkeznek, és az inboxban maradnak. A szerződéseket mindenki másképp tárolja valaki a Dropboxban, valaki közvetlenül a laptop asztalán. Valami ki van nyomtatva és lefűzve, valami megmaradt annak a dolgozónak az eszközén, aki két éve hagyta ott a céget.

Amíg minden normálisan megy, senki sem foglalkozik ezzel. A probléma akkor jön, amikor a legkevésbé számítanak rá adóellenőrzés, ügyfélvita, az ügyeket átvevő új könyvelő. Ezekben a pillanatokban derül ki, hogy a rendszerük valóban rendszer volt-e, vagy csupán szerencsés véletlenek sorozata.

 

forrás: canva

Ami valójában működik egy kisvállalkozásnál

Nincs szükségük drága szoftverre vagy informatikusra. Olyan rendszerre van szükségük, amelyet a csapat minden tagja tud használni – beleértve azt is, aki egy év múlva csatlakozik.

Az alapok valószínűleg már megvannak. A Google Workspace vagy a Microsoft 365, amelyeket a legtöbb kisvállalkozás amúgy is fizet az e-mailhez és az együttműködéshez, szilárd digitális archívumként is megfelel. A probléma általában nem a tárhely, hanem az, hogy mindenki a maga módján ment el benne dolgokat. Elegendő egyszer megegyezni egy közös logikában: a bejövő és kimenő számlák évenként szétválasztva, a szerződések egy helyen, a bérszámfejtési dokumentumok külön. Ezt mindenkinek tartania kell – nem csak annak, aki a rendszert kitalálta.

A papír nem tűnt el az irodákból, és nem is fog. Egy saját kezűleg aláírt szerződés más súlyú vita esetén, mint egy PDF. Egyes intézmények a hivatalos bélyegzővel ellátott dokumentumokat még mindig eredetiben kérik. Egy kulcsfontosságú szerződés nyomtatott biztonsági másolata megmentheti, ha a rendszer meghibásodik, vagy váratlanul elveszti a hozzáférést a cloudhoz.

Egy bevezetésre érdemes jó szokás egyszerű: minden fizikai dokumentumot, amelyet kap vagy aláír, azonnal szkennelje be és mentse el digitálisan. Az eredeti mappába kerül, a másolat azonnal megtalálható. Ezért van egy szkennernek vagy multifunkciós nyomtatónak konkrét, mindennapi értéke egy kisvállalkozásnál – ez nem technológiai fejlesztés, hanem munkaeszköz.

A biztonsági mentés az a fejezet, amellyel a legtöbb vállalkozás addig halaszt, amíg szüksége nem lesz rá. A cloud megbízható, de nem tévedhetetlen – fájlokat véletlenül törölni lehet, fiókhoz való hozzáférést elveszíteni, szolgáltatások leállhatnak. Egy az irodában lévő, havonta egyszer frissített külső merevlemez nem elegáns megoldás, de működőképes. És egy fontos dolog: gondoskodjon arról, hogy a biztonsági mentéshez valaki más is hozzáférjen, ne csak a cég tulajdonosa.

Biztonság: ki fér hozzá a dokumentumaikhoz

Az archiválás és a biztonság ugyanannak az éremnek a két oldala – és a másik oldalról a kisvállalkozások sokkal gyakrabban feledkeznek meg.

Kezdjék egy egyszerű kérdéssel: a csapatból ki mihez fér hozzá? Sok kisvállalkozásnál mindenki ugyanazt a jelszót használja a céges postafiókhoz vagy a tárhelyhez. Amikor valaki elmegy – és ez nem mindig barátságos körülmények között történik – kiderül, hogy nincs ráhatásuk arra, ki látja még a számlákat, a szerződéseket és a bérszámfejtési anyagokat.

A megoldás nem bonyolult. A már használt cloudalapú eszközök lehetővé teszik a csapat minden tagjának egyéni hozzáférési jogosultságának beállítását. Amikor egy munkavállaló elmegy, öt perc alatt visszavonja a hozzáférését. A céges dokumentumok ott maradnak, ahol maradniuk kell.

Érdemes a GDPR-ra is gondolni. Ha személyes adatokat tartalmazó dokumentumokat archivál – bérszámfejtési lapokat, munkaszerződéseket, ügyfelek számlázási adatait –, vonatkoznak önre az adatok tárolásának módjára és időtartamára vonatkozó szabályok. Az alapelv: csak azt tárolja, amire valóban szüksége van, csak addig, ameddig köteles, és csak azok számára hozzáférhetően, akiknek valóban szükségük van rá.

A fizikai biztonságot talán a leginkább alábecsülik. Egy nyitott polcon álló mappa a recepción, ahova bármely ügyfél vagy futár besétálhat, nem archívum. Az érzékeny adatokat tartalmazó dokumentumok zárható helyre valók – nem azért, mert nem bíznak senkiben, hanem azért, mert nem mindenki, aki belép az irodájukba, a kollégájuk. Ugyanez vonatkozik az iratmegsemmisítésre: a személyes adatokat tartalmazó dokumentumoknak iratmegsemmisítőbe kell kerülniük, nem a nyomtató melletti kukába.

Mikor nem elég már a rendszerük

A legtöbb vállalkozás nem foglalkozik az archiválással, amíg nem ütközik egy konkrét problémába. Egyes helyzetek azonban egyértelmű jelzések arra, hogy valami nem működik:

  • Egy konkrét dokumentum megkeresése öt percnél tovább tart.
  • Egy munkavállaló távozásával egyes fájlok egyszerűen eltűnnek.
  • Nem tudják, hol vannak a három évvel ezelőtti számlák.
  • A biztonsági mentést utoljára valaki készítette, aki már régen nem dolgozik önöknél.

Ezek egyike sem katasztrófa amíg azzá nem válik. Ez pontosan az a pillanat, amikor már késő megoldani őket.

Hol kezdjék

Az archiválásnak nem kell bonyolultnak lennie. Működnie kell azonban akkor is, amikor nyomás alatt kezelik.

Nem kell mindent egyszerre megváltoztatni. Nyissák meg a cég cloud tárhelyét, egyezzenek meg a csapatban a mentés közös logikájában, és kezdjék el használni már ma. Ha egy hónapig következetesen tartják magukat hozzá, megvan a rendszer. Amikor egy év múlva jön a NAV-ellenőrzés, és a könyvelő, aki az iratokat kezelte, már régen nem dolgozik önöknél, tudni fogják, hol vannak a számlák.


Ez a cikk tájékoztató jellegű. A konkrét jogi és könyvelési kötelezettségekre vonatkozóan javasoljuk szakember megkeresését.

Blog További érdekes cikkek
Az Ön kosara
Üres a kosár
TonerDepot.hu – Tonerek, tintapatronok és patronok raktárról
Bejelentkezés
Nincs fiókja? Regisztráljon most
Menü
Sütik beállítása

Ez a weboldal sütiket használ a felhasználói élmény javítása érdekében. A weboldalunk használatával Ön hozzájárul az összes süti használatához, a Cookie szabályzatunknak megfelelően. Bővebben

A cookie-k kis szöveges fájlok, amelyeket az Ön által felkeresett webhelyek helyeznek el a számítógépén. A weboldalak cookie-kat használnak a felhasználók eredményes navigálásának elősegítése céljából és bizonyos funkciók végrehajtásához. A weboldal megfelelő működéséhez szükséges sütik az Ön engedélye nélkül állíthatók be. Az összes többi cookie-t jóvá kell hagyni azok böngészőben történő beállítása előtt. Az Adatvédelmi szabályzat oldalon bármikor megváltoztathatja a sütik használatához való hozzájárulását.