Virtual Vault: Digitális dokumentumok jelszavas védelme

Nyomtatás előtt a dokumentumot digitális formában, például Word-, Pages-, Excel-, Numbers- vagy PDF-fájlként menti. Megvizsgáljuk, hogyan növelheti egyszerűen a dokumentumok biztonságát közvetlenül a Pages, Numbers és Word, Excel vagy PDF alkalmazásokban. Mindannyian kapcsolatba kerülünk irodai alkalmazásokkal dokumentumok létrehozásához és szerkesztéséhez, miközben számítógéppel vagy mobiltelefonnal dolgozik. Néha megosztjuk ezeket a dokumentumokat, néha pedig el kell távolítanunk az iratokat illetéktelen kezektől, és csak egy adott személynek mutatjuk meg a tartalmukat. Ha bizalmas adatokat kezelünk a dokumentumokban, azokat indokolt biztonságossá tenni. A cégek gyakran nagyon jól védett hálózattal, számítógépekkel, nyomtatókkal rendelkeznek, és még így is egyes dokumentumok éppen digitális formában kerülnek illetéktelen kezekbe, és hiányzik legalább az alapvető jelszavas védelem. Ez a fajta biztonság egyszerű ügy, amelyet a felhasználó (dokumentumtulajdonos) néhány kattintással megtehet.

forrás: pixabay

Hogyan védjük jelszóval az MS Office Word és Excel dokumentumokat?

A leggyakrabban használt digitális dokumentumok közé tartozik a szöveges Word és a táblázatos Excel. A Microsoft Office programcsomag összes fájlját azonban jelszóval védheti. Ha Windows operációs rendszert használ, és telepítve van a Microsoft Office vagy az Office365, egyszerűen nyissa meg a jelszóval védeni kívánt Word szöveges dokumentumot.

Lépjen a Fájl fülre, és kattintson az Információ elemre. Megnyílik egy menü, ahol megtalálhatja a Biztonságos dokumentumot. Ha rákattint az ezzel a címkével ellátott ikonra, megjelenik egy menü, amely számos lehetőséget kínál a dokumentum módosítására. A minket érdeklő titkosítás jelszóval mellett a következőket találja: Csak olvasásra nyitva, szerkesztés korlátozása, láthatatlan digitális aláírás hozzáadása és a dokumentum végleges verziója állapotának megjelölése.

Miután rákattintott a Biztonság jelszóval és a Titkosítás jelszóval lehetőségre, megnyílik a Dokumentumtitkosítás ablak egy üres sorral a jelszó megadásához. Ez a jelszó titkosítja a dokumentum tartalmát. Most csak erősítse meg az OK gombbal, és erősítse meg újra a jelszót OK. Fontos megjegyezni a jelszót a dokumentum megnyitásához.

Ugyanígy törölheti a jelszót és törölheti a dokumentum titkosítását. A dokumentum megnyitása után a rendszer jelszót kér. Ismét végigmegy az előző eljáráson, törölje a jelszót, és erősítse meg az OK gombbal.

Ugyanezt a módszert használhatja az MS Office Excel vagy a PowerPoint esetében is.

Hogyan lehet jelszóval védeni a Pegas és a Numbers dokumentumokat MacOS vagy iOS rendszeren?

A MacOS, iPadOS és iOS rendszerekhez készült iWork irodai programcsomag részét képező Pages vagy Numbers alkalmazáson belül a dokumentumok jelszóval történő védelme ugyanolyan egyszerű. A dokumentumhoz jelszót rendelhet, így csak a jelszót ismerő jogosult személyek nyithatják meg a dokumentumot. A jelszó természetesen a billentyűzet által támogatott számok, betűk és karakterek tetszőleges kombinációjából állhat. 

 MacOS-eszközön nyissa meg a Pages alkalmazást, válassza a Fájl lehetőséget, és állítson be jelszót. Ha az eszközön biometrikus adatokra van beállítva, akkor az "emlékezzen a jelszóra a kulcstartóban" üzenet jelenik meg. Így, még ha rendelkezik dokumentumjelszóval is, egyszerűen megnyithatja a dokumentumot a Touch ID használatával. Megváltoztathatja vagy törölheti is jelszavát. Csak válassza ki a fájlt, és módosítsa. 

Ha Face ID-t vagy Touch ID-t használ iPhone-ján, használhatja őket jelszóval védett dokumentumok megnyitásához. Jelszavát néhány lépésben beállíthatja. Nyissa meg eszközén a Pages alkalmazást, majd kattintson a Dokumentumbeállítások, majd a Jelszó beállítása és a Kész elemre. Ugyanígy módosíthatja vagy törölheti jelszavát. A módosításhoz természetesen meg kell adni a megadott jelszót. Ha megváltoztatja a jelszavát, az csak az aktuális verzióra vonatkozik, arra nem, amelyet már elküldött valakinek.

Hogyan lehet PDF dokumentumokat titkosítani Adobe Acrobatban vagy online?

Ha a PDF-szerkesztő programot vagy alkalmazást használja leggyakrabban, az a dokumentumvédelem lapon található, és számos lehetőség közül választhat. A dokumentum elrejtése, a dokumentum megtekintésének időzítője mellett van a Dokumentum jelszóval történő védelme funkció. Teljesen mindegy, milyen programról vagy alkalmazásról van szó, ez a védelmi módszer szinte mindig a PDF-szerkesztőben található. Ez nem vonatkozik a PDF-olvasóra, az olyan alkalmazásokra és programokra, amelyek csak az alapverzióban olvasnak és böngésznek PDF dokumentumokban.

Mivel a legismertebb PDF-program az Adobe Acrobat, megnézzük, hogyan lehet benne titkosítani egy PDF-dokumentumot. 

Válassza ki a fájlt és a jobb oldalon találja a védelem funkciót, ahol van egy jelszavas védelem opció. Beírja a jelszót, megerősíti és ennyi. Ha nem rendelkezik a program olyan verziójával, ahol ilyen funkció található, mentheti a PDF-dokumentumot Word-dokumentumként, és jelszóval védheti, vagy használhatja az online módszert. Figyelembe kell vennie, hogy milyen típusú dokumentumról van szó. Főleg, ha túl érzékeny adatokról van szó, amiket nem szeretne, hogy valahol a neten kiszivárogjanak.

Meg kell védenie dokumentumát, és meg kell osztania valakivel, aki jelszóval tudja megnyitni? Ez az alapvető védelem a dokumentumok jelszóval történő biztosítására egy jó módszer. Fontos, hogy ne felejtse el a jelszót.