A dokumentumok hatékony archiválása

A dokumentumok rendszerezése, archiválása nem tartozik a legnépszerűbb tevékenységek közé az irodában, de ennek ellenére minden cég számára fontos. Ha ilyen tevékenységet bíznak ránk, általában azt sem tudjuk, hogyan kell a dokumentumokat helyesen és hatékonyan archiválni. Fontos, hogy lehetőség szerint szánjunk erre időt, és ne más munka mellett tegyük. Koncentráljon teljesen, és hozzon létre egy bizonyos sorrendet arról, hogyan fogunk hozzáállni az archiváláshoz.

Az archiválás ma minden vállalkozás számára elengedhetetlen. Függetlenül attól, hogy nemrégiben induló vagy alapított cégről van szó, sok papír halmozódik fel mindenhol a vállalkozásában. A különféle visszaigazolásoktól és elavult dokumentumoktól a jogi szerződésekig és fontos aktákig. Gyakran annyi papírt kell megtartani, mint amennyit ki kell dobni. Ezeknek a kiválogatása és a papírmunka ennek megfelelő rendszerezése létfontosságú lehet vállalkozása jövője szempontjából. A fontos iratok elvesztése később súlyos jogi következményekkel járhat.

Miután ráállt az archiválásra, van egy egyszerű folyamat, amelyet követve elég jól elvégezheti a munkát. Egyszerű lépésekkel profi módon archiválhat.

Audit és válogatás

A dokumentumok helyes rendszerezéséhez először tudnia kell, hogy mivel foglalkozik. Ez azt jelenti, hogy alaposan át kell vizsgálni az összes aktuális dokumentumot, és el kell dönteni, hogy mit kell megőrizni, és mit dobhat el. Minden, amit meg kell őrizni, egy olyan kategóriába tartozik, ahol el kell döntenie az archiválónak, mi a legjobb módja annak, hogy mit tartsunk meg. Kategorizálja aszerint, hogy melyik dokumentumról van szó, és milyen gyakran fogja a jövőben kikeresni. Az auditálás és szortírozás célja, hogy kéznél maradjanak a beszkennelhető és digitalizálható dokumentumok, illetve azok, amelyeket papír formában kéznél kell tartani. Néhányat archiválni kell a hosszú távú, de alkalmi hozzáférés miatt. Tegye meg ezt az első lépést a lehető legjobban, és takarítson meg helyet, pénzt a tárolásra azzal, hogy kidob mindent, ami nem feltétlenül szükséges. Minden dokumentum- vagy irattípushoz tartozik egy ajánlott megőrzési időszak. Nem csak kategóriák, hanem az archiválás törvényes időtartama szerint is rendezheti őket.

Tisztítás és megsemmisítés

Az audit után lehet, hogy nagy papírkupaca lesz, amitől teljesen megszabadulhat. Tegyen erőfeszítést, és ellenőrizze újra a papírhalmazt. Miután kétszer is ellenőrizte, hogy minden egyes dokumentum túllépte-e a törvényes és ajánlott megőrzési követelményeit, megkezdheti a dokumentumok biztonságos módszerekkel történő aprítását. Ha saját maga szabadul meg az iratoktól, akkor megfelelő iratmegsemmisítőre lesz szüksége, amely alkalmas erre a munkára. Gyakran azonban könnyebb olyan professzionális ártalmatlanító céget találni, amely az érzékeny dokumentumok biztonságos megsemmisítésére és újrahasznosítására szakosodott.

Osztályozás és archiválási mód kiválasztása

A legjobb archiválási módszer szerint rendezze szét az összes megmaradt és megőrzendő dokumentumot. Ügyeljen arra, hogy jegyezze fel az egyes dokumentumok kategóriáját és lejárati idejét, hogy a jövőben könnyebben megtalálhassa őket. A dokumentumokat ezen a két módon archiválhatja.

Digitalizálás

Digitalizálja azokat a dokumentumokat, amelyekhez gyakran hozzáfér, vagy amelyeket örökre meg kell őriznie. Szkennelje be őket, és hozzon létre egy digitális adatbázist a biztonsági mentési fájlokból.

Iratok beiktatása és dobozolása

A digitalizálás után maradnak azok a dokumentumok, amelyeket papíron kell megőriznie. Tárolásukhoz erős és tartós dobozokra lesz szükség, amelyek hosszú időn keresztül a legnagyobb védelmet nyújtják számukra. A gyenge vagy nehéz papírokkal túlterhelt dobozok idővel hajlamosabbak a sérülésekre. Ma már kiváló minőségű archív dobozok állnak rendelkezésre. Megfelelő formájú és méretű a fájlok és dokumentumok túlzsúfoltság nélküli tárolására. Az irattartó dobozok és ideális eszközök a tároláshoz és a rendszerezéshez. Ne felejtse el megjelölni az összes kiválasztott fiókot, dobozt. Lehetőleg a lehető legtöbb tartalmi információval jelölje meg, hogy könnyebben megtalálhassa és elérhesse dokumentumait.

Hatékony szervezés

Ha tökéletesíteni szeretné az archiválást, és sok időt és energiát szeretne megtakarítani a jövőben, fontolja meg az archiválás leghatékonyabb megszervezését. Létrehozhat egy iratadatbázist tartalmazó fájlkezelő rendszert, ha minden dokumentumhoz számot vagy vonalkódot rendel, és minden egyes archívumhoz vagy helyhez egyedi számot vagy vonalkódot rendel. A hasonló dokumentumokat közösen rendszerezheti, hogy szervezett könyvtárat hozzon létre.

Kap egy adatbázist, amellyel bizonyos dokumentumokat kereshet, és sokkal gyorsabban és könnyebben megtalálhatja azokat, valamint alapos leltárt kap az összes dokumentumáról és a közelgő megsemmisítési dátumokról, hogy jobban kezelje a jövőbeni archiválást. Minél több időt tölt az archivált dokumentumok rendszerezésével, annál több időt takaríthat meg hosszú távon. 

Az irattári dobozok tárolása a tárolás időtartamának és a megfelelő címkézésnek megfelelően

A dokumentumszervezés archiválásának befejezésének utolsó lépése a tárhelyre mentés. Digitális formában nagy kapacitású meghajtókat vagy biztonságos felhőalapú tárolást használhat. Természetesen ne feledkezzünk meg a biztonsági mentésről és a digitális adatbiztonságról sem. Helyre van szükség a fizikailag tárolt dokumentumokhoz, amelyeket már irattartókba és dobozokba rendezett. Legyen tartaléka a jövőre nézve, mert nőni fog a dokumentumok száma. Ha polcokkal ellátott helyiséget vagy annak egy részét választotta, gondosan címkézze fel. Ideális esetben a dokumentumokat kényelmes helyen, az irodák közelében kell tárolni a gyors hozzáférés érdekében. A munkahelyen kívül biztonságos helyen kell őket elhelyezni. A külső helyszín azt jelenti, hogy dokumentumai biztonságban lesznek, ha bármi történne az irodájában.

Hozzáférés és biztonság

Végül ellenőrizze, hogyan férhet hozzá az archivált dokumentumokhoz. A jól látható dobozokkal ellátott rendszer kulcsfontosságú ahhoz, hogy dokumentumai könnyen hozzáférhetők legyenek. Fontos, hogy fizikailag elérhetőek legyenek. Bárhol is tárolja őket, ügyeljen arra, hogy legyen hely a mozgásra, és elég nagy terület legyen minden doboz és dokumentumdoboz számára. Vegye figyelembe a magasságot is, hogy ne rakja túl magasra a dobozokat, ne rakja őket túlságosan egymásra, és ne zárja el a dobozok hozzáférhetőségét más dokumentumokkal. A jó hozzáférés és a kezelés során a biztonság ugyanolyan fontos, mint az archiválás. Biztosítsa az érzékeny dokumentumokat zárral vagy hozzáférési kóddal rendelkező rendszerrel. Használhat zárral ellátott fém tárolódobozokat is.

Végül

A törvény előírja a számviteli bizonylatok, számviteli nyilvántartások digitális vagy papír formában történő archiválását és tárolását az államigazgatási hatóságok előtti kimutathatóság miatt, de más célból is. Ezért mindig alaposan tanulmányozza át a törvény aktuális szövegét.