Hogyan csökkenthető a papírhulladék mennyisége a munkahelyen

A pénz nem a fán terem, de a fából készült papír pénzbe kerül. Míg a papír újrahasznosítása egy lépés a helyes irányba, sokkal jobb a vállalkozás nyeresége, ha a papírt nem vagy takarékosan használják fel nyomtatásra. Valójában a vállalkozások sok pénzt költenek nyomtatott űrlapokra, amelyek többsége három hónapon belül elavul. Ahelyett, hogy egyszerűen újrahasznosítással kezelné a papírhulladékot, itt az ideje, hogy fát és pénzt takarítson meg a papírhulladék csökkentésével a papírmentes irodai szoftverekkel. Szándékosan alkalmaztuk a "csökkentést", mert a papír és a nyomtatás bizonyos esetekben nélkülözhetetlen párost alkot.

forrás: pixabay

Stratégiák a papírhulladék csökkentésére a társadalomban

A papírhulladék csökkentése olyan erőfeszítés, amely a vállalatban mindenkit bevon. Íme néhány stratégia, amelyet a szervezetben mindenki használhat a papírpazarlás megelőzésére a munkahelyen.

Használjon nyomtatófigyelő szoftvert

Számos különböző típusú papírmentes irodai szoftver figyeli, hogy ki, mennyit és mikor nyomtat. Ezek a mutatók segíthetnek a vállalatnak stratégiai döntéseket hozni arról, hol van szükség nyomtatásra, és hol csökkentheti azt,

Az elektronikus kommunikáció vállalati kultúrájának kialakítása

A nyomtatott űrlapok egyre kevésbé praktikusak, különösen a távmunka és a globális csapatok számára. Fektessen be olyan funkciókba, mint az e-aláírások, csevegőplatformok, digitális tartalom-áttekintések és felhőalapú tárolás olyan tartalmakhoz, mint a OneDrive vagy a Sharepoint. 

Meglévő tartalom digitalizálása

A fizikai tartalmak digitalizálása nagyszerű módja annak, hogy elkerülje a több másolat készítését és a több papír nyomtatását. Szkennelhet képeket, faxokat, fényképeket és űrlapokat. 

Bónusz: könnyebben megtalálhatóak és megoszthatók, ha elektronikus formában vannak.

Jegyzeteljen elektronikusan

Az elektronikus jegyzetelés és az olyan megoldások használata, mint a OneNote vagy az Evernote, nagyszerű módja annak, hogy csökkentse a papírpazarlást, miközben javítja a jegyzetek lekérését a jövőbeli projektek számára.

Fektessen be egy dokumentumkezelő rendszerbe

A dokumentumkezelő szoftver az elektronikus dokumentumokhoz és a meglévő dokumentumok szkenneléséhez is használható. Ez elkerüli a további másolatok szükségességét, és megkönnyíti a dokumentumokkal kapcsolatos együttműködést.

Hogyan profitálnak a vállalkozások a papírhulladék csökkentéséből

Azok a vállalkozások, amelyek papírmentes irodai szoftverekbe fektetnek be, számos előnnyel járnak az egész vállalat számára. A papírhulladék csökkentése környezetvédelmi siker, és a fogyasztók 92%-a bízik a környezettudatos márkákban.

Például a kevesebb papír használata azonnali költségmegtakarítást eredményez. A papír, a nyomtatók, a tinta, a postaköltség és a tárolás költségei összeadódnak. Az átlagos munkavállaló nyomtatási szokásai miatt a cégnek évente egy alkalmazottra átszámítva bizonyos pénzbe kerül. A papírfogyasztás csökkentése is helyet takarít meg. A digitális tárhelyre való átállással a vállalkozások fizikai tárhelyet szabadíthatnak fel, csökkentve ezzel az irattárak vagy a külső tárolók szükségességét.

A fokozott biztonság egy másik nagy előnye a túlzott mennyiségű nyomtatott papírtól való távolodásnak. A digitális dokumentumok titkosíthatók és jelszóval védhetők. A dokumentumokhoz való hozzáférést csak az arra jogosult személyekre lehet korlátozni. Ez olyan biztonsági szintet biztosít, amelyet fizikai papírokkal nehéz elérni 

A digitális dokumentáció biztonságosabb a hackelés ellen, de biztonságosabb a fizikai veszélyek ellen is. Megfelelő biztonsági mentéssel minimálisra csökkenti a dokumentumok elvesztésének kockázatát tűz, árvíz vagy más katasztrófa miatt.

Egyéb előnyök 

Könnyebb együttműködés és hozzáférés

A digitális dokumentumok könnyebben megoszthatók és együttműködhetnek, különösen a valós idejű szerkesztést és megjegyzéseket lehetővé tevő eszközökkel. Ez támogatja a távmunka szervezését, és biztosítja, hogy a kritikus információk mindig kéznél legyenek.

Jobb ügyfélszolgálat

A digitális nyilvántartásokhoz való könnyű hozzáférés gyorsabb válaszidőt jelent az ügyfelek kérdéseire vagy problémáira.

Könnyebb megfelelés és auditálás

A papírmentes irodai szoftvermegoldások gyakran tartalmaznak olyan funkciókat, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok változásainak, a hozzáférési előzmények és a verziók egyszerű nyomon követését.

Skálázhatóság

A digitális megoldások könnyebben skálázhatók az Ön vállalkozásával, és nagyobb mennyiségű adatot fogadhatnak el anélkül, hogy arányosan növelnék a fizikai helyet vagy a kézi erőfeszítést.

Melyek azok a főbb jellemzők, amelyeket keresni kell a papírmentes irodai szoftvereknél?

Ha papírmentes irodai szoftvert választ, keressen automatizálási funkciókkal rendelkező terméket. Ezek a szolgáltatások gyakran magukban foglalják az elnevezési, rendezési és kötegelési lehetőségeket. Szüksége lesz egy olyan szoftverre is, amely optikai karakterfelismerő (OCR) képességgel rendelkezik, amely lehetővé teszi adatok bevitelét és dokumentumok szerkesztését. 

Milyen jogi és megfelelőségi vonatkozásai vannak a papírmentes szoftvereknek?

A jogi kérdésekben mindig a biztonság az első. Győződjön meg arról, hogy a papírmentes irodai szoftver rendelkezik hitelesítési funkciókkal a jobb adatvédelem érdekében. A papírmentes szoftver egyszerűsített jelentéskészítést is nyújthat a megfelelőségi auditokhoz, és segít nyomon követni a jelenteni kívánt eseményeket.

A papírmentes irodai szoftvereknek van mobilalkalmazása?

Sok papírmentes irodai szoftver termék tartalmaz alkalmazásokat. Az alkalmazások segítségével útközben is hozzáférhet az információkhoz, gyorsan aláírhatja a dokumentumokat, és gyorsabban kommunikálhat, mintha nyomtatott csomagokat adna át csapatának.

Természetesen vannak olyan helyzetek, amikor a dokumentum papíralapú változata fontos. A papírköltségek csökkentése és a nyomtatáshoz használt papír mennyiségének csökkentése érdekében előnyös a kétoldalas nyomtatás funkció használa.

forrás: PrinterLogic