Outsourcing

Az outsourcing olyan üzleti gyakorlat, amelyben egy vállalat harmadik felet alkalmaz a vállalat számára a feladatok elvégzésére, műveletek irányítására vagy a szolgáltatások nyújtására.

A külső cég, mint szolgáltató gondoskodik arról, hogy dolgozói vagy számítógépes rendszerei a helyszínen, a lízingcég saját létesítményeiben vagy külső helyszínen végezzék el a feladatokat, illetve a szolgáltatásokat.

A vállalatok manapság számos feladatot vagy szolgáltatást szervezhetnek ki. Gyakran kiszervezik az információtechnológiai szolgáltatásokat, beleértve a programozást és az alkalmazásfejlesztést, valamint a technikai támogatást. Sokszor kiszervezik az ügyfélszolgálati és telefonszolgálati funkciókat. Más típusú munkát is szervezhetnek, beleértve a gyártási folyamatokat, a humánerőforrás-feladatokat és a pénzügyi funkciókat, például a könyvelést és a bérszámfejtést. A vállalatok teljes részlegeket, például a teljes IT-részleget, vagy egy adott részlegnek csak egy részét is kiszervezhetik.

Az üzleti funkciók kiszervezését néha szerződéses kiszervezésnek vagy üzleti folyamatok kiszervezésének is nevezik.

Az outsourcing magába foglalhatja egy nagy külső szolgáltató, például az IBM igénybevételét az IT-szolgáltatások kezelésére, vagy a FedEx Supply Chain-t harmadik féltől származó logisztikai szolgáltatásokhoz. Ez azonban magába foglalhatja egyéni független vállalkozók, ideiglenes irodai dolgozók és szabadúszók alkalmazását is.

Hogyan működik az outsourcing

Ahhoz, hogy egy vállalat hatékonyan tudjon kiszervezni, fontos, hogy a logisztikán kívül az üzleti partnerségre is koncentráljon. Az outsourcing a kapcsolatkezelésről, de a szolgáltatási szint megállapodásokról is szól, és ez egy partnerség, nem pedig egy beszerzési projekt. A bizalmi kapcsolat fenntartása és biztosítása elengedhetetlen az outsourcing során, és összetettebb, mint a szolgáltatási szintek és kapcsolatok kialakítása.

Egyes szakértők azt javasolják, hogy helyezzenek nagyobb hangsúlyt a szolgáltatási szerződés kilépési záradékára. Fontos, hogy a vállalatok tudják, mikor jár le elkerülhetetlenül egy szerződéses megállapodás, és gondoskodjanak arról, hogy az érintett felek teljesítsék kötelezettségeiket és kitartsanak a szerződés lejártáig.

Az outsourcing okai

A vállalatok gyakran outsourcing-et (kiszervezést) használnak a költségek csökkentésére, a hatékonyság és a sebesség növelésére. Azok a vállalatok, amelyek a kiszervezést választják, külső szolgáltatók szakértelmére támaszkodnak a kiszervezett feladatok elvégzése érdekében, hogy ilyen előnyökhöz jussanak. Az alapelv az, hogy mivel a külső szolgáltató erre a feladatra koncentrál, jobban, gyorsabban és olcsóbban tudja ezt elvégezni, mint a megbízó. Az ilyen előnyök miatt a vállalatok gyakran úgy döntenek, hogy kiszervezik a támogatási funkciókat a vállalkozásukon kívül, hogy erőforrásaikat pontosabban az alapvető kompetenciákra összpontosíthassák, és ezáltal versenyelőnyökhöz jussanak a piacon.

Néhány vállalat azonban más okok miatt dönt a kiszervezés mellett. Például kiszerveznek, mert nem tudnak teljes munkaidőben belső alkalmazottakat felvenni bizonyos feladatok elvégzéséhez szükséges szaktudással és tapasztalattal. A vállalatok néha a kiszervezést választják annak érdekében, hogy a szabályozási követelmények vagy kötelezettségek teljesítését egy harmadik fél szolgáltatóra hárítsák. Ezenkívül a vállalatok innovációs központként tekintenek a szolgáltatók kiszervezésére.

Az outsourcing típusai

 Az üzleti folyamatok kiszervezésének számos módja van, és a folyamattól függően az egyik előnyben részesíthető a másikkal szemben. Általánosságban elmondható, hogy a kapcsolat két tagja közötti távolság alapján több különböző típus létezik. Ezek a következő típusok:

Onshoring

Munka vagy szolgáltatás áthelyezése egy olcsóbb helyre a cég saját országában.

Offshoring

Munka vagy szolgáltatás áthelyezése harmadik fél szolgáltatók által tengerentúlra.

Nearshoring

Munka vagy szolgáltatások áthelyezése közeli, gyakran határos régiókban és országokban élő emberekhez.

Az outsourcing megállapodások hatóköre is nagyon eltérő lehet. Bizonyos folyamatokhoz, mint például a programozás vagy a tartalomkészítés, megfelelő lehet a szabadúszók alkalmazása munkakörönként. A teljes informatikai részlegét kiszervezõ vállalatnak hosszú távú partnerségre van szüksége, világosan meghatározott követelményekkel. Rendszeresen kiszervezik az üzleti folyamatokat, például a bérszámfejtést és a könyvelést, az adminisztrációt és az ügyfélszolgálatot.

Példák a kiszervezésre

A virtuális asszisztensek növekvő használata egyike azon trendeknek, ahol az outsourcing jelentős szerepet fog játszani. A vállalkozások egyre gyakrabban használnak vállalati szintű virtuális asszisztenseket bizonyos folyamatok automatizálására. Ez azt jelenti, hogy megnövekedett az igény a speciális hangasszisztens alkalmazásokra. Sok vállalat dönthet úgy, hogy kiszervezi ezt a fejlesztési projektet költség- és képzettségi okokból.

 Ha a cég amerikai volt, és úgy döntött, hogy "offshore" típus alapján végzi ezt a munkát, akkor például Indiában vagy Angliában bérelhet fejlesztő céget. Ha úgy döntenek, hogy " nearshore" típus alapján dolgoznak, kapcsolatot létesíthetnek egy kanadai vagy mexikói harmadik féllel. Ha "onshore" építenék a projektet, valószínűleg egy közeli vállalkozással kommunikálnának, vagy független vállalkozókat alkalmaznának.

Minél közelebb van a harmadik fél az ügyfél céghez; annál kevesebb idő és kulturális különbségek lesznek hatással a termelésre. Mivel az alkalmazásfejlesztés gyakran aszinkron folyamat, a szigorú ütemezés nem elsődleges prioritás, és az ilyen munkát kereső ügyfelek előnyben részesíthetik az offshoring-ot az onshoring helyett.

Az outsourcing előnyei és hátrányai

Az alacsonyabb költségek és a megnövekedett hatékonyság mellett a kiszervezett cégek más előnyöket is láthatnak. Az outsourcing révén a vállalatok erőforrásokat (pl. készpénzt, személyzetet, berendezéseket) szabadíthattak fel, amelyeket át lehet irányítani a meglévő feladatokra vagy új projektekre, amelyek magasabb megtérülést eredményeznek a vállalat számára, mint a kiszervezett funkciók. A vállalatok azt is tapasztalhatják, hogy egyszerűsíthetik a termelést és/vagy csökkenthetik a gyártási időt, mivel a külső szolgáltatók gyorsabban tudják végrehajtani a kiszervezett feladatokat.

Az outsourcing azonban kihívásokat és hátrányokat is jelenthet a vállalatok számára. Az outsourcingban részt vevő vállalatoknak megfelelően kell kezelniük szerződéseiket és a harmadik fél szolgáltatókkal fennálló kapcsolataikat a siker érdekében. Egyesek úgy találhatják, hogy az e kapcsolatok kezelésére fordított erőforrások többe kerülnek, mint a kiszervezett feladatokra fordított erőforrásoknál, ami az összes előnyt lefaragjaja a kiszervezéssel.

A vállalatok azt is tudatosíthatják, hogy elveszítik az irányítást a kiszervezett feladatok vagy szolgáltatások egyes aspektusai felett. Például egy vállalat elveszítheti az irányítást az ügyfélszolgálat minősége felett, ha kiszervezi call center funkcióját; még ha a cégnek a szolgáltatóval kötött szerződése előír is bizonyos minőségi intézkedéseket, előfordulhat, hogy a cégnek nehezebb lesz megjavítania a külső szolgáltatót, mint a belső csapatot.

A kiszervező vállalatok fokozott biztonsági kockázattal is szembesülhetnek, mivel védett információkat vagy érzékeny vállalati adatokat osztanak meg harmadik fél szolgáltatóikkal. Ezekkel az adatokkal az outsourcing szolgáltató visszaélhet, helytelenül dolgozhatja fel vagy véletlenül nyilvánosságra hozhatja.

Ezen túlmenően a vállalatok nehézségekbe ütközhetnek, amikor saját alkalmazottaikat nem tudják rávenni, hogy kommunikáljanak és hatékonyan együttműködjenek a külső szolgáltatóknál dolgozókkal – ez a forgatókönyv gyakoribb, ha a harmadik fél tengerentúlon működik.

Az outsourcing etikája

Az outsourcing etikai kérdéseket is felvetett a vállalatok számára. Néhányan különösen bírálták a gyakorlatot a munkavállalókra gyakorolt hatása miatt. Azok a cégek alkalmazottai, amelyek a kiszervezés mellett döntenek, gyakran úgy érzik, hogy a kiszervezési döntés veszélyt jelent a munkahely biztonságára nézve; sok esetben ez a félelem jogos, mivel elveszítik állásukat olyan munkavállalókkal szemben, akiknek alacsonyabb a bérük és kevesebb a juttatásuk. Ezt a forgatókönyvet a nyilvánosság, valamint a politikusok és a szakszervezeti vezetők is bírálták.

A vállalatok a kiszervezési döntéseik következtében negatív nyilvánosságot is kaphatnak, mivel az ügyfelek és általában a közvélemény a lépést a munkavállalók bérének és juttatásainak csökkentésének, illetve a környezetvédelmi, pénzügyi vagy biztonsági előírások megkerülésének egy lehetséges módjának tekintik.

Insourcing vs. Outsourcing

A vállalatok dönthetnek az outsourcing ellen, és inkább az insourcinghoz fordulnak. Ahogy a neve is sugallja, az insourcing azt a gyakorlatot jelenti, hogy belső csapatok végeznek olyan funkciókat, amelyeket külső cégek vagy kapcsolattartók végezhetnek el. Tehát az insourcing az outsourcing ellentétének tekinthető.

Az insourcing néha új alkalmazottak felvételét jelenti, akár véglegesen, akár ideiglenesen, a tervezett feladatok ellátására. Előfordulhat, hogy a vállalatoknak új berendezésekbe, hardverekbe és szoftverekbe kell beruházniuk a beszerzés során, és szükség lehet az üzleti folyamatok újratervezésére is.

Outsourcing trendek

Bár a kiszervezést a költségek csökkentésének és a hatékonyabbá tételnek tekintették, egyre inkább stratégiai eszközzé válik a vállalatok számára. A vezető vállalatok tisztában vannak azzal, hogy egyes funkciók kiszervezése segíthet versenyelőnyre szert tenni azáltal, hogy hozzáférést biztosít számukra olyan szakértelemhez vagy innovatív technológiákhoz, amelyekkel házon belül nem rendelkeznek. Így gyorsabban jutnak termékekhez vagy szolgáltatásokhoz, lehetővé téve számukra, hogy az erőforrásokat az üzlet legkritikusabb területeire irányítsák át. Az outsourcing költséghatékonyságot és megnövelt munkaterhelési rugalmasságot kínál.