Irodaszerek

Rendezés, megosztott nyomtatási sorok kontra közvetlen nyomtatás

Ha többoldalas dokumentumok másolatait nyomtatja, a rendezési lehetőség hasznos lesz a teljes készletek egymás utáni oldalsorrendben történő nyomtatásához.

A rendezés nem kötelező. Tehát amikor megnyomja a nyomtatási gombot, győződjön meg arról, hogy a leválogatás van kiválasztva a beállítások menüben. A „Leválogatás" opciót a nyomtatási beállítások között találhatja meg a használt alkalmazásban vagy szoftverben, vagy a nyomtató kezelőpaneljén.

A rendezés engedélyezése vagy letiltása

A leválogatás engedélyezése vagy letiltása az ügyfél operációs rendszerétől és a nyomtatószoftverétől függ. Általában azonban nyissa meg a nyomtatási beállításokat vagy a nyomtatási párbeszédpanelt, keresse meg a Leválogatás lehetőséget, és kapcsolja be vagy ki. Részletesebb utasításokat a nyomtató felhasználói kézikönyvében vagy webhelyén talál.

Miért rendezzük a nyomtatványokat?

Az összeválogatott,rendezett nyomtatási feladatok időt takarítanak meg, valamint kényelmet és pontosságot biztosítanak. Ez egy megváltás többoldalas dokumentumok, például jelentések, prezentációk, kézikönyvek és számlák rendszerezéséhez. Ez a funkció nem kötelező, így ha nem szeretne válogatni, egyszerűen kapcsolja ki. Ha fontos Önnek a leválogatás, győződjön meg arról, hogy be van kapcsolva a nyomtatási beállításoknál.

Nyomtatási sorok megosztása

Egyetérthetünk abban, hogy bizonyos helyzetekben a megosztás kényelmetlen lehet. Miért használnak tehát a munkahelyek megosztott nyomtatási sorokat? Számos előnye van.

Hely és erőforrás megtakarítás

Nem kell minden számítógéphez nyomtatót használnia, ami csökkenti a rendetlenséget és az energiafogyasztást. Kevesebb, hatékonyabb nyomtatót is használhat, amelyek nagyobb mennyiséget és sebességet tudnak kezelni.

Pénz megtakarítás

Megtakaríthat több nyomtató és fogyóeszköz, például tinta, toner és papír vásárlásának és karbantartásának költségein. A beszállítókkal jobb ajánlatokról is tárgyalhat tömeges beszerzések és szolgáltatási szerződések esetén.

A termelékenység és az együttműködés javítása

A prioritási beállítások és a terheléselosztási funkciók használatával csökkentheti a nyomtatási várakozási időt. Engedélyezheti a BYOD nyomtatást is, így a felhasználók különböző helyekről és eszközökről, például laptopokról, táblagépekről és okostelefonokról érhetik el a nyomtatókat.

A biztonság és a megfeleltetés növelése

A hitelesítési és engedélyezési funkciókkal szabályozhatja, hogy kinek mely nyomtatókhoz van hozzáférése, és mit nyomtathat. A jelentéskészítő és elemző eszközökkel nyomon követheti és szabályozhatja a nyomtatási tevékenységet és felhasználást. Ezzel megelőzheti a jogosulatlan nyomtatást, megvédheti az érzékeny adatokat, és betarthatja az előírásokat.

A közvetlen nyomtatás biztonsági szempontjai

A közvetlen nyomtatás biztonságosabbnak és kényelmesebbnek tűnhet, mint a megosztott nyomtatási sorok. Minden felhasználónak saját nyomtatója van, és nem kell megosztania. A közvetlen nyomtatás fő hátránya azonban a kisebb ellenőrzési és biztonsági tartomány.

A továbbított adatok felfedésének biztonsági kockázata

Ha közvetlenül számítógépről nyomtat a nyomtatóra, az adatokat elfoghatják, hackerek meghamisíthatják, vagy visszaélhetnek vele olyan emberek, akik hozzáférnek az Ön hálózatához vagy vezeték nélküli kapcsolatához. Ez veszélyeztetheti adatainak bizalmas kezelését, integritását és elérhetőségét.

Az adatok nyilvánosságra hozatala

Amikor közvetlenül a számítógépről nyomtat a nyomtatóra, előfordulhat, hogy a nyomtató memóriájában vagy merevlemezén tárolódnak az adatok, amelyekhez illetéktelen felek férhetnek hozzá, akik fizikai hozzáféréssel rendelkeznek a nyomtatóhoz vagy távoli hozzáféréssel rendelkeznek a nyomtató interfészéhez. Ez az Ön adatait lopásnak, elvesztésnek vagy sérülésnek teheti ki.

A felhasznált adatok közzététele (lásd a nyomtatást)

Ha közvetlenül a számítógépről nyomtat a nyomtatóra, az adatokat bárki láthatja, aki látja a nyomtatót vagy a nyomtatott kimenetet. Az Ön adatai így jogosulatlan nyilvánosságra hozatalnak vagy visszaélésnek lehetnek kitéve.

A megosztott nyomtatási sorok biztonsági szempontjai

A megosztott nyomtatási sorok kevésbé tűnhetnek biztonságosnak, mint a közvetlen nyomtatás. Van értelme, igaz? A nyomtatók másokkal való megosztása azt jelenti, hogy több kéz kerül közelebb a potenciálisan érzékeny dokumentumokhoz. A megosztott nyomtatási várólisták azonban objektíve biztonságosabb megoldást jelentenek, mivel védik adatait, bármit is csinálnak.

Adattitkosítás az átvitel során

Amikor számítógépről egy megosztott sorba nyomtat, az adatok titkosíthatók olyan biztonságos protokollokkal, mint a HTTPS vagy az SSL/TLS. Ez megakadályozhatja, hogy illetéktelen személyek elfogják vagy manipulálják az Ön adatait.

Inaktív adatok törlése

Ha számítógépről egy megosztott sorba nyomtat, az adatok a nyomtatást követően eltávolíthatók a szerverről vagy a nyomtatószerverről olyan biztonságos törlési funkciókkal, mint a felülírás vagy törlés. Így megakadályozhatja, hogy illetéktelen felek hozzáférjenek a szerveren vagy a nyomtatószerveren lévő adataihoz.

A felhasznált adatok védelme

Amikor számítógépről nyomtat egy megosztott nyomtatási sorba, az adatok védhetők olyan biztonsági funkciókkal, mint például a Secure Print és a többtényezős hitelesítés, amelyhez több hozzáférési pont szükséges, beleértve a PIN-kódokat, jelszavakat, biometrikus adatokat vagy intelligens kártyákat. Ez megakadályozhatja, hogy illetéktelen személyek hozzáférjenek a nyomtatóhoz vagy a nyomatokhoz.

 

A megfelelő megközelítés kiválasztása

A legjobb megközelítés mindig az Ön üzleti igényeitől, céljaitól és preferenciáitól függ. Mekkora a cége, és hány irodára van szüksége, hogy csatlakozzon a nyomtatási infrastruktúrához. Milyen dokumentumokat nyomtat? Hány oldalt nyomtat naponta, hetente vagy havonta? Milyen gyorsan kell kinyomtatni őket? Mennyire érzékenyek a nyomtatott adatok? Hogyan védi meg az illetéktelen hozzáféréstől vagy nyilvánosságra hozataltól? Hogyan felel meg az olyan szabályozásoknak, mint a GDPR vagy a HIPAA? Mennyi pénzt költhet nyomtatók és kellékek vásárlására és karbantartására? Mennyi időt és energiát fordíthat a nyomtatórendszer kezelésére és hibaelhárítására?

 

 Ennek alapján a választás során vegye figyelembe:

- A hálózat méretét és szerkezetét

- A nyomat típusát és mennyiségét

- Nyomtatásbiztonsági és megfelelőségi követelményeket

- Költségkeretet és rendelkezésre álló forrásokat a nyomtatáshoz

A közvetlen nyomtatás és a megosztott nyomtatási sorok közötti választáskor nincs egyértelmû válasz. Csak Ön tudja felmérni, mire van szüksége a cégének. A megfelelő megközelítés kiválasztása és alkalmazása előtt értékelje a nyomtatórendszer méretét, típusát, mennyiségét, biztonságát, megfelelőségét, költségvetését és erőforrásait. Akkor pontosan tudni fogja, melyik lehetőség a jobb az Ön számára.